KSK-Nachzahlung: Was tun bei einer Nachforderung?

Ein Brief der Deutschen Rentenversicherung oder der Künstlersozialkasse liegt auf dem Tisch, und darin steht eine vierstellige, manchmal fünfstellige Nachforderung. Erst einmal tief durchatmen: Eine KSK-Nachzahlung ist unangenehm, aber in aller Regel weder existenzbedrohend noch unabänderlich. Dieser Beitrag zeigt der Reihe nach, was die Forderung bedeutet, wie sie sich prüfen lässt, welche Fristen jetzt zählen und wie sich eine Wiederholung vermeiden lässt.

Warum kommt es überhaupt zu einer Nachzahlung?

Die Künstlersozialabgabe zahlen Unternehmen, die regelmäßig Werke oder Leistungen selbstständiger Künstler und Publizisten in Anspruch nehmen: Agenturen, Verlage, Veranstalter, Studios oder schlicht Firmen, die Freelancer für Design, Text, Foto, Web oder Musik beauftragen. Bemessungsgrundlage sind die an diese Kreativen gezahlten Entgelte (Honorare ohne Umsatzsteuer, § 25 KSVG); 2026 beträgt der Abgabesatz 4,9 Prozent.

Die häufigste Ursache für eine Nachforderung ist keine böse Absicht, sondern eine unterbliebene oder zu niedrige Meldung. Auffällig wird das meist bei der turnusmäßigen Betriebsprüfung: Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre und kontrolliert dabei auch die Künstlersozialabgabe (§ 28p SGB IV). Findet die Prüfung abgabepflichtige Honorare, die nie gemeldet wurden, wird für die zurückliegenden Jahre nachberechnet. Wie eine solche Prüfung abläuft und welche Unterlagen bereitliegen sollten, lesen Sie in der Checkliste für die KSK-Prüfung.

Wie weit reicht die Nachforderung zurück?

Das ist die entscheidende Frage, denn sie bestimmt die Höhe. Ansprüche auf die Künstlersozialabgabe verjähren grundsätzlich in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind (§ 25 Abs. 1 S. 1 SGB IV). Weil die Frist erst am Jahresende zu laufen beginnt, kann die Prüfung praktisch das laufende und die vier zurückliegenden Kalenderjahre aufrollen.

Vorsicht bei einem Sonderfall: Wurden Beiträge vorsätzlich vorenthalten, verlängert sich die Verjährung auf 30 Jahre (§ 25 Abs. 1 S. 2 SGB IV). In der Praxis wird Vorsatz nicht leichtfertig unterstellt. War aber erkennbar, dass gemeldet werden musste, und unterblieb es dennoch, kann die längere Frist greifen. Genau deshalb lohnt es sich, den im Bescheid herangezogenen Zeitraum genau zu prüfen.

Kommen Säumniszuschläge dazu?

Oft ja. Auf rückständige Abgaben können Säumniszuschläge von 1 Prozent je angefangenem Monat des Rückstands anfallen (§ 24 Abs. 1 SGB IV), berechnet auf den auf 50 Euro abgerundeten Rückstand. Über mehrere Jahre summiert sich das spürbar und macht schnell einen erheblichen Teil der Gesamtforderung aus. Diese Zuschläge sind allerdings nicht in jedem Fall zwingend: Bei unverschuldeter Unkenntnis der Zahlungspflicht können sie nach § 24 Abs. 2 SGB IV entfallen. Auch das ist ein möglicher Ansatzpunkt für einen Widerspruch.

Ihre wichtigste Frist: der Widerspruch

Ein KSK- oder Prüfbescheid ist ein Verwaltungsakt, und dagegen können Betroffene innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch einlegen (§ 84 Abs. 1 SGG). Als Bekanntgabe gilt bei Zustellung per Post in der Regel der vierte Tag nach Aufgabe zur Post (§ 37 Abs. 2 SGB X); diese Zugangsvermutung ist widerlegbar, wenn der Bescheid tatsächlich später oder gar nicht ankam. Die Frist ist hart: Verstreicht sie ungenutzt, wird der Bescheid bestandskräftig und die Forderung steht praktisch fest.

Ein häufiger und teurer Irrtum: Der Widerspruch stoppt die Zahlung nicht automatisch. Bei Abgabeforderungen hat er keine aufschiebende Wirkung (§ 86a Abs. 2 Nr. 1 SGG). Wer nicht zahlen will, bis geklärt ist, muss zusätzlich die Aussetzung der Vollziehung beantragen. Wie das formale Widerspruchsverfahren im Detail abläuft, welche Bescheidarten es gibt und wie ein Widerspruch aufgebaut ist, behandelt der Artikel KSK-Bescheid: Erklärung und Widerspruch.

Haftet der Geschäftsführer persönlich?

Diese Sorge treibt viele um, gerade bei GmbHs. Wichtig ist die Einordnung: Die Künstlersozialabgabe ist eine Verwerterabgabe. Das Unternehmen schuldet sie selbst, es handelt sich nicht um einen einbehaltenen Arbeitnehmeranteil. Deshalb greift der Straftatbestand des Vorenthaltens von Arbeitnehmerbeiträgen (§ 266a StGB), der bei nicht abgeführten Sozialversicherungsbeiträgen von Angestellten zur persönlichen Haftung führen kann, bei der Künstlersozialabgabe nicht in derselben Weise.

Das bedeutet aber keine pauschale Entwarnung. Eine persönliche Inanspruchnahme des Geschäftsführers kann im Einzelfall in Betracht kommen, etwa wenn Meldungen vorsätzlich unterlassen oder Pflichten als Organ verletzt wurden. In solchen Konstellationen ist auch der Bezug zur 30-jährigen Verjährung bei Vorsatz relevant. Ob und in welchem Umfang eine persönliche Haftung droht, hängt stark vom Einzelfall ab und sollte bei einem konkreten Bescheid anwaltlich geprüft werden. Dieser Beitrag erklärt die Grundstruktur, ersetzt aber keine Bewertung Ihres konkreten Falls.

Schritt für Schritt: Was jetzt zu tun ist

1. Bescheid und Zeitraum prüfen. Welche Jahre werden herangezogen? Liegt alles innerhalb der Vier-Jahres-Frist? Wird Vorsatz unterstellt?
2. Die Bemessungsgrundlage nachrechnen. Bei fehlenden Unterlagen schätzt die Prüfung häufig, und Schätzungen fallen selten zugunsten des Unternehmens aus. Prüfen Sie, ob wirklich alle herangezogenen Zahlungen abgabepflichtig sind. Nicht jede Rechnung eines Freelancers zählt: Zahlungen an Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) lösen niemals die Abgabe aus, ebenso wenig reine Sachkosten oder nicht künstlerische Tätigkeiten.
3. Die Bagatellgrenze prüfen. Für Eigenwerber und Fälle der Generalklausel gilt eine Geringfügigkeitsgrenze (§ 24 Abs. 2 S. 2 KSVG); 2026 liegt sie bei 1.000 Euro pro Kalenderjahr, gerechnet über alle beauftragten Künstler zusammen, nicht pro Auftragnehmer. Typische Verwerter kennen dagegen keine Bagatellgrenze.
4. Säumniszuschläge hinterfragen. Prüfen Sie, ob die Voraussetzungen für ein Entfallen wegen unverschuldeter Unkenntnis vorliegen.
5. Fristwahrend Widerspruch einlegen, falls Zweifel bestehen. Im Zweifel kurz und formlos, die ausführliche Begründung lässt sich nachreichen.
6. Ratenzahlung oder Stundung anfragen, wenn die Summe die Liquidität belastet. Beides ist möglich und wird bei nachvollziehbarer Begründung häufig gewährt.
7. Sauber für die Zukunft aufstellen, dazu gleich mehr.

So verhindern Sie die nächste Nachzahlung

Die eigentliche Lektion aus einer Nachforderung ist nicht die Zahlung selbst, sondern die Erkenntnis, dass die KSK-Meldung ein blinder Fleck war. Die Pflicht bleibt: Jedes Jahr bis zum 31. März sind die im Vorjahr gezahlten abgabepflichtigen Honorare in der Entgeltmeldung an die Künstlersozialkasse zu übermitteln (§ 27 Abs. 1 KSVG). Wer das weiterhin manuell und lückenhaft macht, riskiert bei der nächsten Prüfung die nächste Nachzahlung.

Der zuverlässige Weg ist, die Abgabe von der Rechnung bis zur Meldung durchgängig zu erfassen: jede eingehende Freelancer-Rechnung darauf prüfen, ob sie KSK-relevant ist, die Beträge sauber dokumentieren und die Entgeltmeldung fristgerecht erzeugen. Genau dafür ist KSKlar gebaut: Rechnungen hochladen, die KI ordnet die abgabepflichtigen Honorare anhand der Kriterien des Künstlersozialversicherungsgesetzes ein, und Sie erhalten eine revisionsfreundliche Dokumentation samt vorbereiteter Entgeltmeldung. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen. So schließen Sie die Lücke, die bei der Prüfung teuer wurde.

Kurz zusammengefasst

Eine KSK-Nachzahlung entsteht meist durch unterbliebene Meldungen und wird bei der DRV-Betriebsprüfung aufgedeckt. Die Forderung reicht in der Regel vier Jahre zurück, kann durch Säumniszuschläge wachsen und lässt sich innerhalb eines Monats per Widerspruch angreifen, der die Zahlung aber nicht automatisch stoppt. Prüfen Sie Zeitraum, Bemessungsgrundlage, Bagatellgrenze und Zuschläge genau, sichern Sie die Frist und stellen Sie Ihre laufende Meldung so auf, dass sich der Fall nicht wiederholt.