Wer prüft die KSK-Abgabe?

Meist prüft die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung; die KSK kann aber auch direkt Unterlagen anfordern.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen sollten mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Was ist ein Schätzungsbescheid?

Ein Schätzungsbescheid setzt die Abgabe auf Basis einer Schätzung fest, wenn Unterlagen fehlen oder Meldungen nicht nachvollziehbar sind.

Wenn die KSK prüft - Checkliste für Ihre Unterlagen

Eine KSK- oder DRV-Prüfung ist selten angenehm, aber gut vorbereitbar. Entscheidend ist nicht nur, ob Sie gezahlt haben, sondern ob Sie jede Entscheidung nachvollziehbar belegen können: Warum wurde eine Rechnung gemeldet? Warum wurde eine andere nicht gemeldet? Und wie wurden gemischte Rechnungen aufgeteilt?

Lesen Sie auch die Anleitung zur Entgeltmeldung, weil viele Prüfungsbefunde aus unvollständigen Jahresmeldungen entstehen.

Wer prüft?

In der Praxis gibt es zwei Wege. Die Deutsche Rentenversicherung prüft die KSK-Abgabe im Rahmen der regelmäßigen Sozialversicherungsprüfung. Die Künstlersozialkasse kann außerdem direkt nach Unterlagen fragen, etwa bei Auffälligkeiten oder Stichproben.

Diese Unterlagen sollten bereitliegen

Unterlage	Warum wichtig?
Rechnungen an Kreative	Grundlage jeder Bemessung
Werk- und Honorarverträge	Einordnung der Leistung
Zahlungsnachweise	Belegt den tatsächlichen Zahlungszeitpunkt
Entgeltmeldungen	Vergleich mit gemeldeten Jahressummen
Vorauszahlungsbelege	Nachweis fristgerechter Zahlungen
Aufteilung gemischter Leistungen	Verhindert Vollansatz der Rechnung
Bagatell-Dokumentation	Belegt Ausnahmen bei gelegentlichen Aufträgen

Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen sind in der Regel 10 Jahre aufzubewahren. Für die KSK-Prüfung ist es sinnvoll, die KSK-Bewertung direkt an der Rechnung oder in einem Export zu dokumentieren.

Prüfung vorbereiten: 8 Schritte

Prüfungszeitraum und Frist aus dem Schreiben notieren.
Alle Rechnungen des Zeitraums exportieren.
KSK-relevante Rechnungen nach Kategorien sortieren.
Nicht gemeldete Rechnungen mit Grund dokumentieren.
Gemischte Rechnungen mit Aufteilung belegen.
Zahlungsnachweise und Vorauszahlungen zuordnen.
Entgeltmeldungen mit den Summen abgleichen.
Offene Grenzfälle vorab mit kurzer Begründung versehen.

Häufige Befunde

Befund	Risiko
GmbH korrekt ausgeschlossen, GbR aber übersehen	Nachzahlung
Webdesign komplett als Programmierung behandelt	Nachzahlung
Reisekosten nicht getrennt ausgewiesen	Vollansatz möglich
Entgeltmeldung fehlt	Schätzungsbescheid
Bagatellgrenze nicht belegbar	Ausnahme wird verworfen

Ein Schätzungsbescheid ist besonders unangenehm, weil Sie dann aktiv nachweisen müssen, dass die Schätzung zu hoch ist. Je sauberer Ihre Rechnungs- und Klassifikationshistorie, desto leichter ist ein Widerspruch.

So reduziert KSKlar den Prüfungsaufwand

KSKlar speichert für jede Klassifikation den Status, die Kategorie, den Confidence-Wert und manuelle Korrekturen. Dadurch entsteht ein Audit-Trail, der zeigt, warum eine Rechnung gemeldet oder nicht gemeldet wurde.

Vor einer Prüfung exportieren Sie die relevanten Rechnungen, Summen und Entscheidungen. Für die Berechnung der Bemessungsgrundlage lesen Sie weiter: Was zählt zur KSK-Abgabe?