Wenn die KSK prüft: Checkliste für Ihre Unterlagen

Eine KSK- oder DRV-Prüfung ist selten angenehm, aber gut vorbereitbar. Entscheidend ist nicht nur, ob Sie gezahlt haben, sondern ob Sie jede Entscheidung nachvollziehbar belegen können: Warum wurde eine Rechnung gemeldet? Warum wurde eine andere nicht gemeldet? Und wie wurden gemischte Rechnungen aufgeteilt?

Lesen Sie auch die Anleitung zur Entgeltmeldung, weil viele Prüfungsbefunde aus unvollständigen Jahresmeldungen entstehen. Einen ersten Überblick über Ihren eigenen Prüfungsstand liefert der KSK-Prüfungs-Check.

Wer prüft?

In der Regel prüft die Deutsche Rentenversicherung die Künstlersozialabgabe im Rahmen ihrer Prüfung bei den Arbeitgebern (§ 28p Abs. 1a SGB IV). Die Künstlersozialkasse überwacht selbst die Unternehmer ohne Beschäftigte und die Ausgleichsvereinigungen (§ 35 Abs. 1 KSVG). Arbeitgeber kann sie abweichend ebenfalls selbst prüfen (§ 35 Abs. 2 KSVG), etwa in branchenspezifischen Schwerpunktprüfungen oder aus konkretem Anlass (§ 35 Abs. 3 KSVG).

Geprüft oder beraten: was mit der Prüfankündigung kommt

Ob die Rentenversicherung Ihre Künstlersozialabgabe prüft oder Sie nur berät, hängt von Ihrem Unternehmen und von der Auswahl der Rentenversicherung ab. Geprüft wird mindestens alle vier Jahre, wenn Sie bei der Künstlersozialkasse als abgabepflichtig erfasst sind oder mehr als 19 Beschäftigte haben. Von den Arbeitgebern mit weniger als 20 Beschäftigten, die im jeweiligen Kalenderjahr zur Prüfung anstehen, werden mindestens 40 Prozent geprüft (§ 28p Abs. 1a Satz 2 SGB IV); nach welchen Kriterien sie ausgewählt werden, legt die Rentenversicherung mit der Künstlersozialkasse fest (§ 28p Abs. 1b Satz 1 SGB IV).

Wer davon nicht geprüft wird, wird beraten: Mit der Prüfankündigung erhalten Sie Hinweise zur Künstlersozialabgabe und bestätigen schriftlich oder elektronisch, dass Sie darüber unterrichtet wurden und abgabepflichtige Sachverhalte melden werden. Bestätigen Sie das nicht, wird die Prüfung unverzüglich durchgeführt (§ 28p Abs. 1b SGB IV). Welche Fragen der Prüfdienst zur Abgabepflicht stellt, zeigt der Artikel zum DRV-Fragebogen.

Diese Unterlagen sollten bereitliegen

Unterlage	Warum wichtig?
Rechnungen an Kreative	Grundlage jeder Bemessung
Werk- und Honorarverträge	Einordnung der Leistung
Zahlungsnachweise	Belegt den tatsächlichen Zahlungszeitpunkt
Entgeltmeldungen	Vergleich mit gemeldeten Jahressummen
Vorauszahlungsbelege	Nachweis fristgerechter Zahlungen
Einordnung gemischter Aufträge nach der prägenden Leistung	Belegt, warum ein Auftrag voll oder gar nicht angesetzt wurde
Bagatell-Dokumentation	Belegt Ausnahmen bei gelegentlichen Aufträgen

Rechnungen und Zahlungsbelege sind Buchungsbelege und acht Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO), Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Aufzeichnungen über die abgabepflichtigen Entgelte verlangt § 28 KSVG mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind. Für die KSK-Prüfung ist es sinnvoll, die KSK-Bewertung direkt an der Rechnung oder in einem Export zu dokumentieren.

So müssen Ihre Aufzeichnungen für die Prüfung aussehen

Der Prüfer will von der gemeldeten Jahressumme zurück bis zur einzelnen Rechnung kommen. Eine bestimmte Form schreibt § 28 KSVG nicht vor. Die ersten beiden Fragen verlangt das Gesetz, die dritte empfiehlt sich für die Prüfung:

Wie kam die Summe zustande? Für jedes Jahr eine Liste der abgabepflichtigen Entgelte, deren Summe mit der Entgeltmeldung übereinstimmt.
Woher stammt jede Zeile? Rechnungsnummer, Datum und Auftragnehmer, damit sich jede Position der Rechnung zuordnen lässt.
Warum fehlt eine Rechnung? Empfehlenswert ist außerdem eine kurze Begründung für jede nicht gemeldete Rechnung an Kreative, etwa „GmbH“ oder „reine Programmierung“.

Alle Spalten enthält die kostenlose Aufzeichnungsvorlage nach § 28 KSVG. Lassen sich die Entgelte mangels ordnungsgemäßer Aufzeichnungen nicht ermitteln, wird geschätzt (§ 27 Abs. 1 Satz 4 KSVG). Welche Anforderungen das Gesetz im Einzelnen stellt und welche Folgen fehlende Aufzeichnungen haben, steht im Überblick zur KSK-Meldepflicht.

Prüfung vorbereiten: 8 Schritte

Prüfungszeitraum und Frist aus dem Schreiben notieren.
Alle Rechnungen des Zeitraums exportieren.
KSK-relevante Rechnungen nach Kategorien sortieren.
Nicht gemeldete Rechnungen mit Grund dokumentieren.
Gemischte Rechnungen mit der Einordnung nach der prägenden Leistung belegen. Prägt die gestalterische Leistung den Auftrag, zählt das gesamte Entgelt.
Zahlungsnachweise und Vorauszahlungen zuordnen.
Entgeltmeldungen mit den Summen abgleichen.
Offene Grenzfälle vorab mit kurzer Begründung versehen.

Häufige Befunde

Befund	Risiko
GmbH korrekt ausgeschlossen, GbR aber übersehen	Nachzahlung
Webdesign komplett als Programmierung behandelt	Nachzahlung
Reisekosten nicht getrennt ausgewiesen	Vollansatz möglich
Entgeltmeldung fehlt	Schätzungsbescheid
Bagatellgrenze nicht belegbar	Ausnahme wird verworfen

Ein Schätzungsbescheid ist besonders unangenehm, weil Sie dann aktiv nachweisen müssen, dass die Schätzung zu hoch ist. Je sauberer Ihre Rechnungs- und Klassifikationshistorie, desto leichter ist ein Widerspruch.

Häufige Fragen

Wer prüft die KSK-Abgabe?

In der Regel die Deutsche Rentenversicherung im Rahmen ihrer Prüfung bei den Arbeitgebern (§ 28p Abs. 1a SGB IV). Die Künstlersozialkasse überwacht Unternehmer ohne Beschäftigte und kann auch Arbeitgeber selbst prüfen, etwa in Schwerpunktprüfungen oder aus konkretem Anlass (§ 35 KSVG).

Wo findet die Prüfung statt, und was müssen Sie vorlegen?

Wo geprüft wird, bestimmt die Prüfstelle: in Ihren Geschäftsräumen oder in ihren eigenen, jeweils während der Arbeitszeit. Sind Ihre Geschäftsräume zugleich Ihre Wohnung, müssen Sie den Prüfer nicht in Ihre Wohnung lassen; Sie legen die Unterlagen dann bei der Prüfstelle vor (§ 29 KSVG). Bei der Prüfung der Rentenversicherung müssen Sie zudem angemessene Prüfhilfen leisten, etwa Daten aus Ihrer Buchhaltung bereitstellen (§ 28p Abs. 5 SGB IV).

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen sind Buchungsbelege und acht Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Zehn Jahre gelten für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Die Aufzeichnungen über die KSK-pflichtigen Entgelte sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem die Entgelte fällig geworden sind (§ 28 KSVG).

Was ist ein Schätzungsbescheid?

Ein Schätzungsbescheid setzt die Abgabe auf Basis einer Schätzung fest, etwa wenn die Meldung trotz Aufforderung fehlt oder sich die Entgelte bei einer Prüfung mangels ordnungsgemäßer Aufzeichnungen nicht ermitteln lassen (§ 27 Abs. 1 Satz 3 und 4 KSVG).

So reduziert KSKlar den Prüfungsaufwand

KSKlar speichert für jede Klassifikation den Status, die Kategorie, den Confidence-Wert und manuelle Korrekturen. Dadurch entsteht ein Audit-Trail, der zeigt, warum eine Rechnung gemeldet oder nicht gemeldet wurde.

Vor einer Prüfung exportieren Sie die relevanten Rechnungen, Summen und Entscheidungen. Für die Berechnung der Bemessungsgrundlage lesen Sie weiter: Was zählt zur KSK-Abgabe?

Quellen

§ 28p Abs. 1a, 1b und 5 SGB IV, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 25.10.2026.
§§ 27, 28, 29 und 35 KSVG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 25.10.2026.
§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO.

Stand: 25.10.2026. Am 25.10.2026 wurden die Abschnitte „Geprüft oder beraten“ und „So müssen Ihre Aufzeichnungen für die Prüfung aussehen“ sowie die häufigen Fragen ergänzt und die Angabe, wer prüft, nach § 35 KSVG präzisiert. Am 24.10.2026 wurden die Aufbewahrungsfristen an das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz angepasst.