KSK-Entgeltmeldung (Jahresmeldung): Anleitung und Vorlage

Die Entgeltmeldung — auch Jahresmeldung genannt — ist die jährliche Pflichtmeldung aller Zahlungen an künstlerisch und publizistisch tätige Selbstständige. Jedes abgabepflichtige Unternehmen muss bis zum 31. März des Folgejahres melden, wie viel es im Vorjahr an Kreative gezahlt hat — aufgeteilt nach vier Kategorien.

Dieser Artikel erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Entgeltmeldung korrekt erstellen.

Was ist meldepflichtig?

In der Entgeltmeldung erfassen Sie die Summe aller Netto-Honorare an künstlerisch und publizistisch Tätige, aufgeteilt nach den vier KSK-Kategorien. Gemeldet werden ausschließlich Zahlungen an natürliche Personen und Personengesellschaften — Zahlungen an Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) bleiben außen vor.

Wichtig: Gemeldet wird der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Reisekosten und Materialkosten zählen nicht dazu, sofern sie in der Rechnung separat ausgewiesen sind. Details zur Bemessungsgrundlage finden Sie in unserem Artikel Künstlersozialabgabe berechnen.

Was ist NICHT meldepflichtig?

Nicht jede Zahlung an eine Person muss in der Entgeltmeldung erscheinen. Folgende Zahlungen lassen Sie weg:

• Zahlungen an Kapitalgesellschaften: Rechnungen von GmbH, UG (haftungsbeschränkt) oder AG sind grundsätzlich nicht KSK-pflichtig — entsprechend nicht meldepflichtig.
• Bruttobeträge inklusive Umsatzsteuer: Es zählt immer der Netto-Honorarbetrag. Die Umsatzsteuer gehört nicht in die Bemessungsgrundlage.
• Separat ausgewiesene Reise-, Material- und Nebenkosten: Hotel, Bahnfahrt, Druckkosten oder Stockfoto-Lizenzen, die in der Rechnung als eigene Position erscheinen, sind keine Honorarbestandteile.
• Zahlungen an angestellte Mitarbeiter: Lohn und Gehalt eigener Mitarbeiter werden über die normale Sozialversicherung abgeführt, nicht über die KSK.
• Honorare unter der Bagatellgrenze (Eigenwerber): Liegt die Jahressumme aller Zahlungen an Kreative unter 1.000 EUR (Stand 2026), entfällt die Abgabepflicht für Eigenwerber.
• Rein technische Leistungen: Programmierung, IT-Support, Server-Administration oder Hosting sind keine künstlerischen Leistungen — auch wenn der Auftragnehmer Freiberufler ist.
• Vermittlungsprovisionen: Vermittlungs- oder Maklergebühren ohne eigene künstlerische Leistung gehören nicht in die Meldung.

Die 4 KSK-Kategorien

Die Künstlersozialkasse unterscheidet vier Bereiche. Jede Zahlung muss genau einer Kategorie zugeordnet werden:

1. Wort

Publizistische und textbasierte Tätigkeiten:

• Texter und Copywriter
• Journalisten und Redakteure
• Übersetzer und Dolmetscher
• Lektoren und Korrektoren
• Autoren und Drehbuchschreiber

2. Bildende Kunst

Visuelle und gestalterische Tätigkeiten:

• Grafik-Designer und Illustratoren
• Fotografen
• Webdesigner (gestalterischer Anteil)
• Karikaturisten
• Bildende Künstler und Bildhauer

3. Musik

Musikalische und tontechnische Tätigkeiten:

• Komponisten und Songwriter
• Musiker und Sänger
• Tontechniker und Tonmeister
• DJ (bei künstlerischer Tätigkeit)
• Musikproduzenten

4. Darstellende Kunst

Bühnen- und performancebezogene Tätigkeiten:

• Schauspieler
• Tänzer und Choreografen
• Regisseure
• Moderatoren (bei künstlerischer Tätigkeit)
• Sprecher und Synchronsprecher

Tipp: Wenn eine Tätigkeit in mehrere Kategorien fällt (z.B. ein Musiker, der auch singt), ordnen Sie nach dem Schwerpunkt der Tätigkeit zu.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Alle Rechnungen zusammenstellen

Sammeln Sie alle Rechnungen des abgelaufenen Jahres, die Sie von selbstständigen Kreativen erhalten haben. Dazu zählen:

• Eingehende Rechnungen von Freelancern
• Gutschriften, die Sie an Kreative ausgestellt haben
• Honorarnoten und Vergütungsvereinbarungen

Schritt 2: KSK-pflichtige Zahlungen identifizieren

Prüfen Sie jede Rechnung auf die drei Voraussetzungen der KSK-Pflicht:

1. Rechnungssteller ist natürliche Person oder Personengesellschaft
2. Leistung ist künstlerisch oder publizistisch
3. Keine Ausnahme greift (z.B. Bagatellgrenze)

Mehr dazu in unserem Artikel zur KSK-Pflicht.

Schritt 3: Beträge nach Kategorie zuordnen

Ordnen Sie jede KSK-pflichtige Zahlung einer der vier Kategorien zu und summieren Sie die Netto-Honorare pro Kategorie.

Schritt 4: Meldung an die KSK übermitteln

Die Entgeltmeldung können Sie auf folgenden Wegen einreichen:

• Online: Über das Meldeportal der Künstlersozialkasse
• Schriftlich: Per Formular, das die KSK auf Anfrage zusendet
• Automatisiert: Mit Tools wie KSKlar, die die Meldung aus Ihren Rechnungsdaten generieren

Fristen

Frist	Datum	Konsequenz bei Versäumnis
Entgeltmeldung	31. März des Folgejahres	Schätzungsbescheid
Monatliche Vorauszahlung	10. des Folgemonats	Säumniszuschläge

Empfehlung: Beginnen Sie frühzeitig mit der Zusammenstellung. Wer erst Ende März anfängt, riskiert Fehler unter Zeitdruck.

Abgabesatz für die Meldung

Auf die gemeldeten Nettosummen wendet die Künstlersozialkasse den aktuellen Abgabesatz an: Für 2026 beträgt er 4,9 % (gesenkt vom Vorjahressatz 5,0 %, der von 2023 bis 2025 galt). Die Höhe wird jährlich vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales festgelegt.

Quellen: BMAS-Pressemitteilung, November 2025 und Künstlersozialkasse.

Häufige Fehler bei der Entgeltmeldung

1. Falsche Kategorie-Zuordnung

Ein Webdesigner wird als "Wort" statt "Bildende Kunst" gemeldet, ein Sprecher als "Musik" statt "Darstellende Kunst". Falsche Zuordnungen führen zwar nicht zu einer anderen Abgabehöhe, können aber bei Prüfungen zu Rückfragen führen.

2. Brutto statt Netto melden

Die Bemessungsgrundlage ist immer der Nettobetrag. Wer versehentlich den Bruttobetrag meldet, zahlt 19 % zu viel Abgabe.

3. Vergessene Zahlungen

Gerade kleinere Zahlungen — ein einzelner Blogartikel, ein Foto für Social Media — werden leicht übersehen. Jede Zahlung zählt.

4. Zahlungen an Kapitalgesellschaften melden

Rechnungen von GmbHs, UGs oder AGs gehören nicht in die Entgeltmeldung. Prüfen Sie die Rechtsform des Rechnungsstellers.

5. Gemischte Rechnungen nicht aufteilen

Enthält eine Rechnung sowohl künstlerische als auch nicht-künstlerische Leistungen (z.B. Design + Programmierung), muss nur der künstlerische Anteil gemeldet werden.

Konsequenzen bei verspäteter Meldung

Wenn Sie die Frist zum 31. März versäumen, erlässt die Künstlersozialkasse einen Schätzungsbescheid. Die KSK schätzt Ihre Zahlungen an Kreative — in der Regel auf Basis der Vorjahresmeldung, oft mit einem Sicherheitsaufschlag. Das Ergebnis: Sie zahlen mehr als nötig.

Zusätzlich können Säumniszuschläge von 1 % pro Monat auf den rückständigen Betrag anfallen.

So erstellt KSKlar Ihre Entgeltmeldung automatisch

Mit KSKlar müssen Sie nicht mehr jede Rechnung einzeln prüfen und zuordnen. Der Workflow:

1. Rechnungen hochladen — PDF oder CSV, einzeln oder im Stapel
2. KI analysiert — KSKlar erkennt Rechtsform und Tätigkeit und ordnet die Zahlung den vier KSA-Kategorien (Wort, Bildende Kunst, Musik, Darstellende Kunst) zu — die finale Bestätigung treffen Sie
3. Entgeltmeldung generieren — Die Summen nach Kategorie werden automatisch berechnet, die Meldung ist per Klick fertig

Detaillierte Hintergründe zur Meldepflicht im Überblick: KSK-Meldepflicht: Was wird gemeldet, wer muss melden?. Übersicht aller relevanten KSK-Formulare: KSK-Formulare im Überblick.