Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der webbasierten Software „KSKlar“ (nachfolgend „Dienst“), die über die Website ksklar.de abgeschlossen werden. KSKlar ist eine B2B-SaaS-Lösung zur automatisierten Künstlersozialabgabe-Compliance.

Vertragspartner und Anbieter des Dienstes ist:

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsschluss und Registrierung

Die Nutzung von KSKlar setzt eine Registrierung über die Website ksklar.de voraus. Mit Absenden des Registrierungsformulars gibt der Nutzer ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Der Vertrag kommt mit der Bestätigung der Registrierung (Aktivierung des Benutzerkontos) zustande.

Nach der Registrierung steht dem Nutzer eine kostenlose Testphase zur Verfügung. Die Testphase ist nicht befristet, sondern auf 10 Rechnungen begrenzt: Es können insgesamt bis zu 10 Rechnungen angelegt werden. Die Testphase umfasst den Funktionsumfang des vom Nutzer gewählten Tarifs. Trifft der Nutzer keine Wahl, gilt der Funktionsumfang des Tarifs Starter. Das Kontingent an Rechnungsanalysen des Tarifs nach § 6 gilt in der Testphase nicht; die in der Testphase angelegten Rechnungen sind mit ihr abgegolten. Während der Testphase fallen keine Kosten an.

Nicht in der Testphase enthalten sind die Erstellung von Entgeltmeldungen als PDF-Datei sowie der Export der Rechnungs- und Auswertungsdaten. Der Anspruch auf Datenauskunft und Datenübertragbarkeit nach Art. 15 und Art. 20 DSGVO bleibt hiervon unberührt und besteht auch während der Testphase.

Die Nutzung des Dienstes setzt voraus, dass der Nutzer seine E-Mail-Adresse verifiziert hat. Um in der Testphase Rechnungen anzulegen, ist zusätzlich die Verifizierung der Telefonnummer erforderlich; sie wird über einen Hinweis im Dashboard nachgeholt. Diese Verifizierung gilt je Nutzerkonto: In einer Organisation muss jedes Mitglied, das in der Testphase Rechnungen anlegt, seine eigene Telefonnummer verifizieren. Der Anbieter behält sich vor, die Testphase zu verweigern, wenn Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Inanspruchnahme vorliegen, insbesondere bei Verwendung einer Einweg-E-Mail-Adresse oder einer Telefonnummer, die bereits für eine Testphase genutzt wurde. In diesem Fall ist die Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs erforderlich.

Ist das Kontingent der Testphase ausgeschöpft, ist für die weitere Nutzung die Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs erforderlich. Der lesende Zugriff auf bereits erfasste Rechnungen und Auswertungen bleibt erhalten. Eine Testphase ohne Buchung gilt als beendet, sobald ihr Kontingent ausgeschöpft ist und danach 30 Tage lang kein Mitglied der Organisation sich angemeldet oder eine Rechnung hochgeladen hat, spätestens jedoch, wenn 6 Monate lang kein Mitglied der Organisation sich angemeldet oder eine Rechnung hochgeladen hat, unabhängig davon, ob das Kontingent ausgeschöpft ist. Für die Daten gilt ab diesem Zeitpunkt dasselbe wie nach dem Ende eines Vertrags (§ 7).

Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

Während der Open Beta gelten zusätzlich die Beta-Bedingungen. Soweit sie etwas anderes bestimmen, gehen sie diesen AGB vor, insbesondere dieser Testphase, den Preisen, den Kontingenten und der Laufzeit.

§ 3 Leistungsbeschreibung

KSKlar ist eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) zur Unterstützung bei der Erfüllung der Künstlersozialabgabe-Pflichten. Der Zugang erfolgt über einen gängigen Webbrowser. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:

• Upload und Verwaltung von Rechnungsdokumenten (PDF, JPG, PNG)
• Import von Rechnungsdaten als CSV-Datei (ab dem Tarif Growth, siehe § 6)
• KI-gestützte Analyse und Klassifikation von Rechnungen hinsichtlich KSK-Relevanz mittels Mistral AI
• Berechnung der fälligen Künstlersozialabgabe auf Basis der erkannten Rechnungsdaten
• Ermittlung der Summe der abgabepflichtigen Entgelte für die Entgeltmeldung, mit einer Übersicht nach Bereichen nur zur Information
• Dashboard mit Compliance-Übersicht, Fristenüberwachung und Auswertungsmöglichkeiten
• Export der Rechnungs- und Auswertungsdaten als CSV-Datei

KSKlar ist mehrbenutzerfähig. Innerhalb einer Organisation können weitere Mitglieder eingeladen und mit einer der Rollen Inhaber, Admin, Buchhalter oder Mitglied ausgestattet werden; die Rolle bestimmt den Umfang der Zugriffsrechte. Die Anzahl der Mitglieder richtet sich nach dem gebuchten oder in der Testphase gewählten Tarif (Starter 1, Growth 3, Professional 6, Enterprise nach individueller Vereinbarung). Offene Einladungen belegen dabei einen Platz. Je Nutzerkonto kann eine Organisation angelegt werden.

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Tarif und, während der Testphase, nach § 2 (siehe §§ 5 und 6).

Mit Abschluss des Nutzungsvertrages räumt der Anbieter dem Nutzer ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, den Dienst über einen gängigen Webbrowser zu nutzen. Das Nutzungsrecht ist auf den vertragsgemäßen Einsatz innerhalb des Unternehmens des Nutzers und die im gebuchten Tarif enthaltenen Rechnungskontingente beschränkt. Eine Weitergabe von Zugangsdaten an Personen außerhalb des Unternehmens des Nutzers ist nicht gestattet. Das Nutzungsrecht erlischt mit Beendigung des Nutzungsvertrages.

§ 4 KI-gestützte Klassifikation

Die KI-gestützte Analyse setzt eine Einwilligung der Organisation voraus. Diese wird durch einen Inhaber oder Admin in den Einstellungen erteilt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ohne erteilte Einwilligung findet keine KI-Analyse statt; Rechnungen können weiterhin erfasst und verwaltet werden. Ein Widerruf lässt bereits erstellte Klassifikationen unberührt.

Die KI-Klassifikation liefert Vorschläge zur KSK-Relevanz von Rechnungen. Diese Vorschläge basieren auf maschinellem Lernen und können fehlerhaft sein. Der Nutzer ist verpflichtet, die Ergebnisse eigenständig zu prüfen und bei Bedarf manuell zu korrigieren.

Der Nutzer ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Meldungen an die Künstlersozialkasse (KSK) bzw. die Deutsche Rentenversicherung (DRV) selbst verantwortlich. Die Nutzung von KSKlar entbindet nicht von der Pflicht, die KSK-Abgabe eigenständig zu prüfen.

Bei Zweifelsfällen oder komplexen Sachverhalten empfehlen wir ausdrücklich die Konsultation eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

KSKlar bietet folgende Tarife an:

• Starter: 149 € je Jahr, Vorauszahlung
• Growth: 49 € je Monat oder 490 € je Jahr, Vorauszahlung
• Professional: 79 € je Monat oder 790 € je Jahr, Vorauszahlung
• Enterprise: nach individueller Vereinbarung

Monatstarife werden zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums eingezogen. Jahrestarife werden einmalig im Voraus für die gesamte Laufzeit von 365 Tagen eingezogen; eine automatische Verlängerung erfolgt nicht.

Die aktuellen Preise und der enthaltene Funktionsumfang sind auf der Pricing-Seite einsehbar. Alle Preise sind Endpreise. Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift oder per Kreditkarte über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Bei Zahlung per SEPA-Lastschrift erteilt der Nutzer mit der Buchung eines Tarifs ein SEPA-Lastschriftmandat und ermächtigt Mollie, die jeweils fälligen Beträge von dem angegebenen Bankkonto einzuziehen. Bei einem Monatstarif wird mit der Buchung der erste Monatsbeitrag sofort belastet; diese Erstbelastung erteilt zugleich die Ermächtigung für die wiederkehrende monatliche Belastung des gewählten Zahlungsmittels. Bei einem Jahrestarif wird der gesamte Jahresbetrag einmalig mit der Buchung belastet. Wechselt der Nutzer später das hinterlegte Zahlungsmittel, wird eine neu hinterlegte Kreditkarte mit einem Betrag von 0,01 Euro verifiziert. Das hinterlegte Zahlungsmittel kann der Nutzer jederzeit im Dashboard unter „Einstellungen → Abo & Abrechnung“ wechseln.

Rechnungsadresse. Über jede Zahlung stellt der Anbieter eine Rechnung aus. Dafür benötigt er eine vollständige Rechnungsadresse der Organisation mit Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort und Land. Eine USt-IdNr. sowie eine abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse können freiwillig hinterlegt werden. Diese Angaben sind keine zusätzliche Bedingung des Anbieters, sondern Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben nach § 14 UStG überhaupt ausgestellt werden kann. Der Nutzer hinterlegt und pflegt die Rechnungsadresse im Dashboard unter „Einstellungen → Abo & Abrechnung“ und aktualisiert sie bei Änderungen unverzüglich. Solange sie unvollständig ist, lässt sich ein kostenpflichtiger Tarif weder buchen noch wechseln, reaktivieren oder verlängern; die Anwendung benennt dabei die fehlenden Felder. Die Testphase nach § 2 setzt keine Rechnungsadresse voraus.

Rechnungsstellung. Die Rechnung wird mit dem Zahlungseingang ausgestellt und im Dashboard als PDF-Datei zum Abruf bereitgestellt. Zusätzlich versendet der Anbieter sie an die hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse, andernfalls an die E-Mail-Adresse des Inhabers. Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung (§ 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG); der Tag des Zahlungseingangs und der abgerechnete Leistungszeitraum werden auf dem Dokument getrennt davon ausgewiesen. Die Rechnungsnummern werden je Kalenderjahr fortlaufend und lückenlos vergeben. Geht eine Zahlung ein, bevor eine vollständige Rechnungsadresse vorliegt, wird die Zahlung gebucht und der bezahlte Leistungszeitraum steht vollständig zur Verfügung; die Rechnung wird dann nachträglich ausgestellt, sobald die Adresse vorliegt, und trägt das Datum dieses Tages. Reicht der Nutzer die Adresse nicht innerhalb von 180 Tagen nach der Zahlung nach, erfolgt die Ausstellung nur noch nach Rücksprache mit dem Nutzer. Die Folgen einer dauerhaft fehlenden Rechnungsadresse für ein laufendes Abonnement richten sich nach § 7.

Zahlungen sind mit Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig. Schlägt eine Zahlung fehl, wird das Abonnement als zahlungsgestört geführt. Der weitere Ablauf richtet sich nach § 7. Auf die Sperrung und ihren Grund wird der Nutzer in der Anwendung hingewiesen. Während einer Zugangs­sperrung bleiben gespeicherte Daten erhalten und stehen nach Ausgleich des Rückstands unverzüglich wieder vollständig zur Verfügung. Gesetzliche Verzugszinsen nach § 288 Abs. 2 BGB (Basiszinssatz zuzüglich neun Prozentpunkte) bleiben vorbehalten. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund wegen Zahlungsverzugs bleibt unberührt.

Ein Wechsel in einen höheren Tarif im selben Abrechnungsintervall (Monat oder Jahr) wird anteilig abgerechnet: Der Nutzer zahlt die Preisdifferenz zwischen dem bisherigen und dem neuen Tarif für die verbleibenden Tage des laufenden Zeitraums beziehungsweise der laufenden Laufzeit, und der höhere Tarif steht unmittelbar zur Verfügung.

Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif im selben Intervall wird vorgemerkt: Sowohl die niedrigere Gebühr als auch der geringere Leistungsumfang werden erst zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums beziehungsweise zum Ende der laufenden Laufzeit wirksam; eine Rückerstattung für den laufenden Zeitraum erfolgt nicht. Bis dahin bleibt der bisherige, bereits bezahlte Tarif in vollem Umfang bestehen, einschließlich des Kontingents an Rechnungsanalysen, der Verfügbarkeit von Sammel-Import und Sammel-Klassifikation sowie des Sitzlimits für neue Einladungen. Auch nach dem Wirksamwerden des niedrigeren Tarifs bleiben bereits aufgenommene Mitglieder unberührt, selbst wenn ihre Zahl über dem neuen Sitzlimit liegt; das niedrigere Limit gilt dann nur für neue Einladungen.

Bucht der Nutzer aus einem laufenden Monatstarif heraus einen Jahrestarif, steht dieser sofort zur Verfügung; die Laufzeit von 365 Tagen beginnt im Anschluss an den bereits bezahlten Monat, und der laufende Monatsbeitrag wird nicht anteilig erstattet.

Ein bei der Buchung eines Jahrestarifs angewendeter Einmalrabatt wirkt ausschließlich auf diese Jahreszahlung; er wirkt nicht auf eine spätere Verlängerung.

Der Tarif Enterprise ist nicht über die Website buchbar. Preis, Kontingent an Rechnungsanalysen und Anzahl der Mitglieder werden individuell vereinbart; insoweit gelten die Konditionen der jeweiligen Einzelvereinbarung.

§ 6 Leistungsumfang der Tarife

Die Anzahl der im jeweiligen Tarif enthaltenen Rechnungsanalysen richtet sich nach dem gebuchten Tarif und dem gewählten Abrechnungsintervall:

• Starter: 50 Rechnungsanalysen je Laufzeitjahr
• Growth: 50 Rechnungsanalysen je Monat oder 600 Rechnungsanalysen je Laufzeitjahr
• Professional: 100 Rechnungsanalysen je Monat oder 1.200 Rechnungsanalysen je Laufzeitjahr
• Enterprise: nach individueller Vereinbarung

In der Testphase gilt anstelle dieses Kontingents ausschließlich die Grenze aus § 2: Es können insgesamt 10 Rechnungen angelegt werden. Diese Grenze gilt einmalig und erneuert sich nicht monatlich. Eine in der Testphase angelegte Rechnung ist damit abgegolten; ihre Auswertungen verbrauchen auch nach der Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs keine Rechnungsanalyse. Sperrt KSKlar eine in der Testphase angelegte Rechnung nach dem folgenden Absatz für weitere Auswertungen, zählt sie nicht mehr auf diese Grenze. Das oben genannte Kontingent kommt erst mit der Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs zur Anwendung.

Eine Rechnungsanalyse ist die KI-gestützte Auswertung einer Rechnung durch KSKlar. Jede Rechnung verbraucht genau eine Rechnungsanalyse, sobald ihre erste Auswertung im gebuchten Tarif beginnt, gleich ob der Nutzer sie startet oder KSKlar sie automatisch durchführt. Liefert die Auswertung kein Ergebnis, erhält der Nutzer die Rechnungsanalyse zurück; die nächste Auswertung dieser Rechnung verbraucht sie erneut. Scheitert die Auswertung dreimal an der Rechnung selbst, etwa weil die Datei nicht lesbar ist, kann KSKlar die Rechnung für weitere Auswertungen sperren; auch diese Rechnung verbraucht keine Rechnungsanalyse. Lädt der Nutzer die Rechnung erneut hoch, gilt sie als neue Rechnung. Ein Ergebnis liegt auch vor, wenn KSKlar die ausgewertete Rechnung zur manuellen Prüfung vorlegt. Legt KSKlar eine Rechnung zur manuellen Prüfung vor, weil die Auswertung aus technischen Gründen nicht möglich war, verbraucht sie keine Rechnungsanalyse. Erneute Auswertungen derselben Rechnung sind kostenlos; das Anlegen, Hochladen oder Importieren ohne Auswertung verbraucht keine Rechnungsanalyse. Das Löschen einer Rechnung gibt eine verbrauchte Rechnungsanalyse nicht zurück.

Bei einem Monatstarif gilt das Kontingent je Abrechnungszeitraum: Es beginnt am Abrechnungstag des jeweiligen Abonnements und erneuert sich mit jedem neuen Abrechnungszeitraum; ein nicht verbrauchtes Kontingent wird nicht in den nächsten Zeitraum übertragen. Bei einem Jahrestarif steht ein einheitlicher Kontingent-Pool für die gesamte Laufzeit von 365 Tagen zur Verfügung; er verfällt zum Laufzeitende vollständig, ohne Übertrag in eine neue Laufzeit.

Der Sammel-Import per CSV-Datei sowie die Sammel-Klassifikation stehen ab dem Tarif Growth zur Verfügung.

Für den KI-Wissens-Assistenten gilt ein eigenes, monatliches Fragen-Kontingent: Starter enthält diese Funktion nicht, Growth stellt 10 und Professional 25 Fragen pro Kalendermonat zur Verfügung. Ist dieses Kontingent ausgeschöpft, kann eine weitere Frage nur nach ausdrücklicher Bestätigung des Nutzers gestellt werden; sie wird dann aus dem oben genannten Kontingent an Rechnungsanalysen verbraucht.

Ist das Kontingent eines Monatstarifs ausgeschöpft, können bis zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums oder bis zu einem Wechsel in einen höheren Tarif oder in den Jahrestarif desselben oder eines höheren Tarifs weder weitere Rechnungsanalysen durchgeführt noch neue Rechnungen angelegt, hochgeladen oder importiert werden. Ist der Jahrespool eines Jahrestarifs ausgeschöpft, weist die Anwendung auf einen Wechsel in einen höheren Tarif hin, ohne dass dies als Fehlermeldung angezeigt wird; eine Ergänzung des Pools innerhalb der laufenden Laufzeit ist nicht möglich. Bereits erfasste Rechnungen, Klassifikationen und Auswertungen bleiben in beiden Fällen vollständig zugänglich.

§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung

Ein Monatstarif wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündbar; eine Kündigungsfrist besteht nicht. Ein Jahrestarif endet mit Ablauf seiner Laufzeit von 365 Tagen, ohne dass es einer Kündigung bedarf; der Anbieter erinnert vor Ablauf per E-Mail an die Möglichkeit der Verlängerung. Endet ein Monatstarif mit Ablauf seines Abrechnungszeitraums oder auf Wunsch des Nutzers vorher (etwa durch Löschung des Kontos), erfolgt keine anteilige Rückerstattung. Endet ein Jahrestarif mit Ablauf seiner Laufzeit oder auf Wunsch des Nutzers vor Ablauf (etwa durch Löschung des Kontos), ohne dass einer der im folgenden Absatz genannten Gründe vorliegt, erfolgt keine anteilige Rückerstattung. Die Ausnahmen regeln der folgende Absatz und § 10.

Anteilige Erstattung beim Jahrestarif. Endet ein Jahrestarif vor Ablauf seiner Laufzeit aus einem der folgenden Gründe, erstattet der Anbieter das im Voraus gezahlte Entgelt anteilig: (a) der Anbieter stellt den Dienst ganz oder in wesentlichen Teilen ein; (b) der Anbieter beendet den Vertrag vor Ablauf der Laufzeit, ohne dass der Nutzer dies zu vertreten hat; (c) der Nutzer stimmt einer Änderung dieser AGB nicht zu und kündigt nach § 10; (d) der Nutzer kündigt aus wichtigem Grund, den der Anbieter zu vertreten hat. Erstattet wird das gezahlte Jahresentgelt geteilt durch 365, multipliziert mit der Zahl der vollen Tage, die nach dem Wirksamwerden der Beendigung bis zum Laufzeitende ungenutzt verbleiben. Der Preisvorteil des Jahrestarifs gegenüber dem Monatstarif wird dabei nicht nachberechnet. Die Erstattung erfolgt binnen 14 Tagen nach dem Wirksamwerden der Beendigung auf das ursprünglich verwendete Zahlungsmittel; ist das nicht möglich, überweist der Anbieter den Betrag auf ein vom Nutzer benanntes Konto. Das gesetzliche Recht beider Seiten zur Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) und weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

Bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kann der Nutzer die Kündigung eines Monatstarifs im Dashboard wieder zurücknehmen; der Vertrag läuft dann unverändert weiter. Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums kann der Nutzer den zuletzt gebuchten Monatstarif im Dashboard jederzeit erneut aktivieren, solange ein gültiges Zahlungsmandat hinterlegt ist. Einen Jahrestarif kann der Nutzer vor dem Laufzeitende über den in der Erinnerungsmail enthaltenen Zahlungslink verlängern; die neue Laufzeit von 365 Tagen schließt an die bisherige Laufzeit an. Zahlt der Nutzer nicht rechtzeitig, endet der Jahrestarif zum Laufzeitende; eine erneute Buchung ist jederzeit möglich.

Die Kündigung eines Monatstarifs kann über das Dashboard unter „Einstellungen → Abo & Abrechnung“ oder per E-Mail an philip@ksklar.de erfolgen.

Zahlungsverzug. Kann eine fällige Zahlung nicht eingezogen werden, bleibt der Zugang zunächst vollständig bestehen. Wir informieren Sie per E-Mail am Tag des fehlgeschlagenen Einzugs sowie sieben und zwölf Tage danach. Ist der Betrag 14 Tage nach dem fehlgeschlagenen Einzug weiterhin offen, wird der Zugang auf Lesen beschränkt: bestehende Daten bleiben einsehbar, Auswertungen im Rahmen des gebuchten Tarifs und bestehende Meldungen bleiben abrufbar; neue Klassifikationen, neue Meldungen und Einladungen sind dann nicht mehr möglich. Ist der Betrag 30 Tage nach dem fehlgeschlagenen Einzug offen, endet das Abonnement. Der Lesezugriff bleibt bestehen, die offene Forderung bleibt bestehen. Bis zum Ende des Abonnements erfolgt eine Löschung von Daten nur auf Ihren Wunsch; danach gilt der Absatz zu Datenexport und Löschung nach Vertragsende. Geht die Zahlung ein, steht der volle Zugang sofort wieder zur Verfügung. Ein bereits verbrauchter Jahrespool wird nicht zurückgerechnet.

Beendigung bei fehlender Rechnungsadresse. Fehlt bei einem Monatstarif die vollständige Rechnungsadresse nach § 5, kann der Anbieter über die nächste fällige Belastung keine Rechnung nach § 14 UStG ausstellen. Der Anbieter geht in diesem Fall in zwei Stufen vor. Zunächst erhalten Inhaber und Admins 14 Tage vor der nächsten Belastung eine E-Mail mit der Aufforderung, die Adresse zu ergänzen; es wird nichts gesperrt und nichts beendet. Liegt die Adresse 3 Tage vor der Belastung weiterhin nicht vollständig vor und liegt die Aufforderung zu diesem Belastungstermin mindestens 3 Tage zurück, beendet der Anbieter das Abonnement zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums und unterrichtet den Nutzer darüber per E-Mail. Ist diese Vorwarnung nicht erfolgt, bleibt es bei der Aufforderung, und eine Beendigung kommt erst nach ihr in Betracht.

Der bereits bezahlte Abrechnungszeitraum bleibt in diesem Fall vollständig und mit dem vollen Leistungsumfang bestehen; eine Beschränkung auf Lesen innerhalb des bezahlten Zeitraums erfolgt nicht, und eine weitere Zahlung wird nicht eingezogen. Ergänzt der Nutzer die Rechnungsadresse vor dem Ende des bezahlten Zeitraums, kann er den Tarif im Dashboard wieder aktivieren; ergänzt er sie später, ist eine erneute Buchung jederzeit möglich. Bei einem Jahrestarif entsteht diese Lage nicht, weil dort keine wiederkehrende Belastung erfolgt und eine Verlängerung ohne vollständige Rechnungsadresse von vornherein nicht möglich ist. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung nach § 314 BGB bleibt daneben unberührt.

Datenexport und Löschung nach Vertragsende. Inhaber und Administratoren können alle Daten der Organisation jederzeit und unabhängig vom Tarif vollständig exportieren, einschließlich der hochgeladenen Originaldateien, der KI-Einstufungen und der Entgeltmeldungen (Art. 15 und Art. 20 DSGVO); Mitglieder in anderen Rollen erhalten ihre persönlichen Daten und die Rechnungsliste der Organisation. Beauftragt der Nutzer die Löschung, wird sein Zugang sofort gesperrt; nach erneuter Anmeldung kann er die Daten noch 90 Tage lang vollständig exportieren oder die Löschung durch Bestätigung mit seinem Passwort abbrechen. Der Anbieter erinnert per E-Mail am Tag des Auftrags, einen und zwei Monate danach sowie 14, 7 und 1 Tag vor der Löschung. Endet der Vertrag oder ein Testzeitraum ohne anschließende Buchung (§ 2), bleiben die Daten zunächst 12 Monate im Lesemodus erhalten; der Nutzer kann sie in dieser Zeit lesen und vollständig exportieren, etwa für die nächste Entgeltmeldung. Danach kündigt der Anbieter die Löschung per E-Mail an; ab dieser Ankündigung kann der Nutzer noch mindestens 90 Tage lang alle Daten lesen und vollständig exportieren und die Löschung durch Buchung eines Tarifs abwenden. Nach Ablauf der jeweiligen 90 Tage löscht der Anbieter die Daten der Organisation vollständig. Die Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO treffen den Nutzer; er sichert seine Unterlagen über den Export. KSKlar ersetzt kein Archiv. Bestehen bleiben nur Unterlagen, die der Anbieter für sich selbst aufbewahren muss (vgl. § 9). Die Löschung des Kontos kann der Nutzer jederzeit selbst veranlassen (vgl. § 9).

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.

§ 8 Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden nach dem Produkthaftungsgesetz.

Im Übrigen haftet der Anbieter nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

Wesentliche Vertragspflichten (Kardinalpflichten) sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf.

Bei KI-gestützten Klassifikationen hat der Nutzer eine Mitwirkungs- und Prüfpflicht (Pflichthinweis nach AI Act Art. 50 Abs. 1, VO (EU) 2024/1689): In der Standardeinstellung wird jede automatisierte Klassifikation im Dashboard als Vorschlag angezeigt. Der Nutzer ist verpflichtet, jeden Vorschlag zu bestätigen oder zu übersteuern, bevor er ihn in eine Entgeltmeldung übernimmt. Vor der Freigabe einer Entgeltmeldung prüft der Dienst automatisiert unter anderem, ob noch Rechnungen unklassifiziert oder zur manuellen Prüfung vorgemerkt sind; solange das der Fall ist, lässt sich die Entgeltmeldung nicht zur Abgabe freigeben. Ein automatisch klassifizierter, vom Nutzer noch nicht bestätigter Vorschlag ist dagegen nicht gesperrt und kann in die Monatsbewertung und in die Entgeltmeldung einfließen. Die Prüfliste im Dashboard weist automatisch klassifizierte, noch nicht bestätigte sowie zur manuellen Prüfung vorgemerkte Rechnungen aus. Für vom Nutzer geprüfte und bestätigte Klassifikationsergebnisse ist die Haftung des Anbieters auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt; im Übrigen gelten die Regelungen aus Absatz 2.

Abweichend hiervon kann ein Inhaber oder Admin in den Einstellungen die Übernahme ohne Prüfung aktivieren; diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Ist sie aktiviert, werden Klassifikationen ab einer vom Nutzer festgelegten Sicherheitsschwelle von mindestens 80 % ohne weitere Bestätigung übernommen. Der Nutzer trifft diese Einstellung eigenverantwortlich; seine Prüf- und Mitwirkungspflicht nach diesem Paragrafen bleibt davon unberührt.

Die Verantwortung für die korrekte und fristgerechte Meldung sowie Abführung der Künstlersozialabgabe liegt beim Nutzer. Der Anbieter haftet nicht für Nachzahlungen, Bußgelder oder Säumniszuschläge, die auf nicht bestätigten oder übersteuerten Klassifikationsvorschlägen, fehlerhaft eingegebenen Stammdaten oder verspäteter Meldung des Nutzers an die Künstlersozialkasse (KSK) oder die Deutsche Rentenversicherung (DRV) beruhen.

§ 9 Datenschutz und Datensicherheit

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.

Für die personenbezogenen Daten in den Rechnungen, die der Nutzer hochlädt oder erfasst, ist die Organisation des Nutzers Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, den der Nutzer zusammen mit diesen AGB abschließt.

Die KI-gestützte Rechnungsanalyse erfolgt in zwei Schritten. Für die Texterkennung wird das hochgeladene Dokument vollständig an den KI-Dienstleister übermittelt; dabei werden auch Angaben übertragen, die auf der Rechnung stehen, ohne für die Klassifikation erforderlich zu sein, etwa IBAN, BIC, Steuernummer, USt-IdNr., vollständige Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Für die anschließende Klassifikation werden ausschließlich acht Datenfelder übermittelt (Name des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Bruttobetrag, Leistungsbeschreibung, Rechtsform, Belegart, Sitz des Rechnungsstellers). Die letzten beiden sind keine Rechnungsinhalte, sondern Einstufungen aus dem ersten Schritt mit vier beziehungsweise drei möglichen Werten; übermittelt wird nur die Einstufung, nicht die Anschrift, die IBAN oder die Währung, aus denen sie gebildet wird. Sensible Angaben wie IBAN, Steuernummer oder vollständige Anschriften werden dabei nicht als eigene Datenfelder übermittelt (Datenminimierung gemäß Art. 5 DSGVO). Die Leistungsbeschreibung ist ein Freitextfeld: Stammt ihr Inhalt aus der Texterkennung, wird er vor der Übermittlung automatisiert um E-Mail-Adressen, IBAN, USt-IdNr., Steuernummern und Telefonnummern bereinigt; vom Nutzer selbst eingegebene oder per CSV-Datei importierte Beschreibungen werden unverändert übermittelt. Bei Rechnungen mit eingebetteten strukturierten Daten (ZUGFeRD, XRechnung) entfällt der erste Schritt; wird eine Klassifikation durchgeführt, werden auch dann nur diese Datenfelder übermittelt. Bei manueller Erfassung und bei Import per CSV-Datei findet eine Übermittlung an den KI-Dienstleister nur statt, wenn eine KI-Klassifikation angestoßen wird, und auch dann nur mit diesen Datenfeldern; Belegart und Sitz bleiben dabei leer, weil ohne Texterkennung kein Dokument vorliegt, aus dem sie entstehen könnten. Hat die Organisation der KI-Analyse zugestimmt (§ 4) und die automatische KI-Klassifikation nicht deaktiviert, werden noch nicht klassifizierte Rechnungen unabhängig von ihrer Erfassungsart auch ohne weiteres Zutun klassifiziert.

Während der Vertragslaufzeit speichert der Dienst Rechnungen, Bewertungen und Entgeltmeldungen. Für diese Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa nach § 257 HGB und § 147 AO; diese Pflicht selbst liegt beim Nutzer, er sichert seine Unterlagen über den Export. Nach dem Ende des Vertrages gilt § 7 (Export während mindestens 90 Tagen nach Ankündigung, danach vollständige Löschung). Der bei der KI-Analyse erzeugte OCR-Volltext wird automatisiert gelöscht: spätestens 30 Tage nach der Klassifikation, sofern diese bestätigt oder übersteuert wurde, in jedem Fall aber innerhalb von 90 Tagen nach dem Anlegen der Rechnung sowie bei Löschung des Kontos. Bei neu klassifizierten Rechnungen wird der OCR-Volltext bereits nicht mehr gespeichert. In den Papierkorb verschobene Rechnungen werden 30 Tage nach dem Löschvorgang endgültig entfernt. Rechnungen, die bereits als KSK-relevant bewertet oder einer Kategorie zugeordnet wurden, sind zum Schutz vor versehentlichem Löschen gesperrt. Der Nutzer kann eine solche Rechnung dennoch einzeln löschen, wenn er einen Grund angibt, etwa die Löschanfrage einer betroffenen Person; der Dienst weist dabei auf mögliche Auswirkungen auf Abgabe-Berechnungen und Entgeltmeldungen hin und protokolliert den Vorgang. Spätestens mit der Löschung nach § 7 werden alle Daten der Organisation entfernt. Einzelheiten zur Speicherdauer entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.

Der Nutzer kann sein Konto selbst löschen (Art. 17 DSGVO). Ist er der letzte verbleibende Inhaber einer Organisation, in der noch weitere Mitglieder vorhanden sind, ist die Löschung erst möglich, nachdem er die Inhaber-Rolle an ein anderes Mitglied übertragen hat oder keine weiteren Mitglieder mehr vorhanden sind. Die Löschung wird zunächst vorgemerkt: Der Zugang wird sofort gesperrt, die Daten bleiben 90 Tage erhalten und können in dieser Zeit vollständig exportiert werden. Meldet sich der Nutzer in dieser Zeit an und bestätigt dies mit seinem Passwort, wird die Löschung abgebrochen. Nach Ablauf der 90 Tage werden das Konto und, wenn die Organisation kein weiteres Mitglied hat, alle Daten der Organisation einschließlich der hochgeladenen Dateien vollständig gelöscht. Die Erinnerungen nach § 7 gelten entsprechend.

Rechnungen, die der Anbieter über die Nutzungsgebühr ausgestellt hat, und die zugehörigen Zahlungsnachweise bewahrt er nach § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG 8 Jahre unverändert auf. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO lässt diese gesetzliche Pflicht ausdrücklich zu; ein Löschverlangen erfasst diese Dokumente daher nicht. Gleiches gilt für Vertrags- und Kündigungskorrespondenz, soweit sie Handelsbrief im Sinne des § 257 HGB ist; sie bewahrt der Anbieter 6 Jahre auf. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist, und laufen nicht ab, solange es für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Nachweise über erteilte Zustimmungen und über die Löschung (Zeitpunkt, Textfassung, Konto- und Organisationsbezug) bewahrt der Anbieter verschlüsselt 3 Jahre auf und verwendet sie ausschließlich zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche (Art. 17 Abs. 3 lit. e, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die im Dashboard hinterlegte Rechnungsadresse der Organisation wird demgegenüber mit der Löschung der Organisation gelöscht. Die Anschrift, die auf einer bereits ausgestellten Rechnung abgedruckt ist, bleibt Teil dieses Dokuments und wird nicht nachträglich verändert.

§ 10 Änderungen der AGB

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern dies unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Nutzer zumutbar ist.

Änderungen werden dem Nutzer mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Die geänderten AGB gelten für den Nutzer erst, wenn er ihnen ausdrücklich zustimmt; die Zustimmung erteilt er nach der Anmeldung in der Anwendung. Schweigen oder die bloße Weiternutzung gelten nicht als Zustimmung.

Solange der Nutzer nicht zugestimmt hat, kann er die Anwendung ab Inkrafttreten der Änderungen nicht weiter nutzen, insbesondere keine Rechnungen anlegen, einstufen lassen oder Meldungen erstellen. Seine Daten bleiben erhalten; er kann sie jederzeit vollständig exportieren und die Löschung seines Kontos beauftragen (§ 7).

Stimmt der Nutzer nicht zu, kann er den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist zum Inkrafttreten der Änderungen oder jederzeit danach in Textform kündigen. Im Voraus gezahlte Entgelte für die Zeit nach dem Wirksamwerden der Kündigung erstattet der Anbieter anteilig; für den Jahrestarif gelten Berechnung und Frist nach § 7 (Anteilige Erstattung beim Jahrestarif).

§ 11 Mängelrechte und Gewährleistung

Für die Bereitstellung des Dienstes gelten die gesetzlichen Mängelrechte. Da es sich bei KSKlar um eine zeitlich begrenzte Bereitstellung von Software gegen Entgelt handelt, findet auf das Vertragsverhältnis Mietvertragsrecht (§§ 535 ff. BGB) entsprechende Anwendung.

Der Anbieter gewährleistet, dass der Dienst mit den auf der Website beschriebenen Funktionen im Wesentlichen vertragsgemäß zur Verfügung gestellt wird. Eine Verfügbarkeit von 100% kann technisch nicht zugesichert werden; der Anbieter ist um eine möglichst hohe Verfügbarkeit unter Berücksichtigung üblicher Wartungsfenster bemüht.

Mängel des Dienstes sind dem Anbieter unverzüglich nach Entdeckung schriftlich oder per E-Mail an support@ksklar.de anzuzeigen. Der Anbieter wird gemeldete Mängel im Rahmen seiner Möglichkeiten und unter Berücksichtigung der Schwere des Mangels innerhalb angemessener Frist beheben.

Die Verjährung der Mängelansprüche richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 195 BGB i.V.m. § 199 BGB).

§ 12 Vertragssprache und Speicherung des Vertragstextes

Vertragssprache ist ausschließlich Deutsch. Übersetzungen dieser AGB in andere Sprachen dienen lediglich der Information; im Streitfall ist allein die deutsche Fassung maßgeblich.

Der Vertragstext (diese AGB in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Fassung) wird vom Anbieter gespeichert. Der Nutzer erhält nach Abschluss der Registrierung eine Bestätigungs-E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse, die einen Verweis auf die jeweils aktuelle Fassung dieser AGB enthält.

Die jeweils geltende Fassung der AGB ist jederzeit unter ksklar.de/agb abrufbar. Frühere Fassungen werden vom Anbieter mindestens drei Jahre nach Außerkraft­treten archiviert und auf Anfrage in Textform übermittelt.

§ 13 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag Emmerich am Rhein. Diese Gerichtsstandsvereinbarung gilt nur unter den Voraussetzungen des § 38 Abs. 1 ZPO; im Übrigen verbleibt es bei den gesetzlichen Gerichtsständen.

Erfüllungsort für sämtliche Leistungen aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, soweit der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.