Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der webbasierten Software „KSKlar“ (nachfolgend „Dienst“), die über die Website ksklar.de abgeschlossen werden. KSKlar ist eine B2B-SaaS-Lösung zur automatisierten Künstlersozialabgabe-Compliance.

Vertragspartner und Anbieter des Dienstes ist:

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsschluss und Registrierung

Die Nutzung von KSKlar setzt eine Registrierung über die Website ksklar.de voraus. Mit Absenden des Registrierungsformulars gibt der Nutzer ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Der Vertrag kommt mit der Bestätigung der Registrierung (Aktivierung des Benutzerkontos) zustande.

Nach der Registrierung steht dem Nutzer eine kostenlose Testphase zur Verfügung. Die Testphase ist nicht befristet, sondern auf 10 Rechnungenbegrenzt: Es können insgesamt bis zu 10 Rechnungen angelegt werden. Die Testphase umfasst den Funktionsumfang des vom Nutzer gewählten Tarifs. Trifft der Nutzer keine Wahl, gilt der Funktionsumfang des Tarifs Starter. Das monatliche Kontingent an KI-Analysen des jeweiligen Tarifs nach § 6 gilt daneben. Während der Testphase fallen keine Kosten an.

Nicht in der Testphase enthalten sind die Erstellung von Entgeltmeldungen als PDF-Datei sowie der Export der Rechnungs- und Auswertungsdaten. Der Anspruch auf Datenauskunft und Datenübertragbarkeit nach Art. 15 und Art. 20 DSGVO bleibt hiervon unberührt und besteht auch während der Testphase.

Die Nutzung der Testphase setzt voraus, dass der Nutzer seine E-Mail-Adresse und seine Telefonnummer verifiziert hat. Der Anbieter behält sich vor, die Testphase zu verweigern, wenn Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Inanspruchnahme vorliegen, insbesondere bei Verwendung einer Einweg-E-Mail-Adresse oder einer Telefonnummer, die bereits für eine Testphase genutzt wurde. In diesem Fall ist die Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs erforderlich.

Ist das Kontingent der Testphase ausgeschöpft, ist für die weitere Nutzung die Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs erforderlich. Der lesende Zugriff auf bereits erfasste Rechnungen und Auswertungen bleibt erhalten.

Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

§ 3 Leistungsbeschreibung

KSKlar ist eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) zur Unterstützung bei der Erfüllung der Künstlersozialabgabe-Pflichten. Der Zugang erfolgt über einen gängigen Webbrowser. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:

• Upload und Verwaltung von Rechnungsdokumenten (PDF, JPG, PNG)
• Import von Rechnungsdaten als CSV-Datei (ab dem Tarif Growth, siehe § 6)
• KI-gestützte Analyse und Klassifikation von Rechnungen hinsichtlich KSK-Relevanz mittels Mistral AI
• Berechnung der fälligen Künstlersozialabgabe auf Basis der erkannten Rechnungsdaten
• Erstellung von Entgeltmeldungen nach den vier Kategorien (Wort, Bildende Kunst, Musik, Darstellende Kunst)
• Dashboard mit Compliance-Übersicht, Fristenüberwachung und Auswertungsmöglichkeiten
• Export der Rechnungs- und Auswertungsdaten als CSV-Datei

KSKlar ist mehrbenutzerfähig. Innerhalb einer Organisation können weitere Mitglieder eingeladen und mit einer der Rollen Inhaber, Admin, Buchhalter oder Mitglied ausgestattet werden; die Rolle bestimmt den Umfang der Zugriffsrechte. Die Anzahl der Mitglieder richtet sich nach dem gebuchten oder in der Testphase gewählten Tarif (Starter 1, Growth 3, Professional 6, Enterprise nach individueller Vereinbarung). Offene Einladungen belegen dabei einen Platz. Je Nutzerkonto kann eine Organisation angelegt werden.

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Tarif und, während der Testphase, nach § 2 (siehe §§ 5 und 6).

Mit Abschluss des Nutzungsvertrages räumt der Anbieter dem Nutzer ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, den Dienst über einen gängigen Webbrowser zu nutzen. Das Nutzungsrecht ist auf den vertragsgemäßen Einsatz innerhalb des Unternehmens des Nutzers und die im gebuchten Tarif enthaltenen Rechnungskontingente beschränkt. Eine Weitergabe von Zugangsdaten an Personen außerhalb des Unternehmens des Nutzers ist nicht gestattet. Das Nutzungsrecht erlischt mit Beendigung des Nutzungsvertrages.

§ 4 KI-gestützte Klassifikation

Die KI-gestützte Analyse setzt eine Einwilligung der Organisation voraus. Diese wird durch einen Inhaber oder Admin in den Einstellungen erteilt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ohne erteilte Einwilligung findet keine KI-Analyse statt; Rechnungen können weiterhin erfasst und verwaltet werden. Ein Widerruf lässt bereits erstellte Klassifikationen unberührt.

Die KI-Klassifikation liefert Vorschläge zur KSK-Relevanz von Rechnungen. Diese Vorschläge basieren auf maschinellem Lernen und können fehlerhaft sein. Der Nutzer ist verpflichtet, die Ergebnisse eigenständig zu prüfen und bei Bedarf manuell zu korrigieren.

Der Nutzer ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Meldungen an die Künstlersozialkasse (KSK) bzw. die Deutsche Rentenversicherung (DRV) selbst verantwortlich. Die Nutzung von KSKlar entbindet nicht von der Pflicht, die KSK-Abgabe eigenständig zu prüfen.

Bei Zweifelsfällen oder komplexen Sachverhalten empfehlen wir ausdrücklich die Konsultation eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

KSKlar bietet folgende Tarife an:

• Starter: 19 € pro Monat
• Growth: 49 € pro Monat
• Professional: 79 € pro Monat
• Enterprise: nach Absprache

Die aktuellen Preise und der enthaltene Funktionsumfang sind auf der Pricing-Seite einsehbar. Alle Preise sind Endpreise. Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift oder per Kreditkarte über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Bei Zahlung per SEPA-Lastschrift erteilt der Nutzer mit der Buchung eines Tarifs ein SEPA-Lastschriftmandat und ermächtigt Mollie, die jeweils fälligen Beträge von dem angegebenen Bankkonto einzuziehen. Bei Zahlung per Kreditkarte wird die Karte im Rahmen der Buchung einmalig verifiziert und für die wiederkehrende Belastung hinterlegt. Das hinterlegte Zahlungsmittel kann der Nutzer jederzeit im Dashboard unter „Einstellungen → Abo & Abrechnung“ wechseln.

Zahlungen sind mit Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig. Schlägt eine Zahlung fehl, wird das Abonnement als zahlungsgestört geführt und der Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen automatisiert gesperrt, bis die offene Zahlung ausgeglichen ist. Auf die Sperrung und ihren Grund wird der Nutzer in der Anwendung hingewiesen. Während einer Zugangs­sperrung bleiben gespeicherte Daten erhalten und stehen nach Ausgleich des Rückstands unverzüglich wieder vollständig zur Verfügung. Gesetzliche Verzugszinsen nach § 288 Abs. 2 BGB (Basiszinssatz zuzüglich neun Prozentpunkte) bleiben vorbehalten. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund wegen Zahlungsverzugs bleibt unberührt.

Ein Tarifwechsel innerhalb eines laufenden Abrechnungszeitraums wird anteilig abgerechnet: Beim Wechsel in einen höheren Tarif wird die Preisdifferenz für die verbleibenden Tage des laufenden Zeitraums berechnet, und der höhere Tarif steht unmittelbar zur Verfügung. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif wird zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wirksam; eine Rückerstattung für den laufenden Zeitraum erfolgt nicht.

Der Tarif Enterprise ist nicht über die Website buchbar. Preis, Rechnungsvolumen und Anzahl der Mitglieder werden individuell vereinbart; insoweit gelten die Konditionen der jeweiligen Einzelvereinbarung.

§ 6 Leistungsumfang der Tarife

Die Anzahl der monatlich verfügbaren KI-Analysen richtet sich nach dem gebuchten Tarif:

• Starter: bis zu 10 KI-Analysen pro Kalendermonat
• Growth: bis zu 50 KI-Analysen pro Kalendermonat
• Professional: bis zu 100 KI-Analysen pro Kalendermonat
• Enterprise: nach individueller Vereinbarung

In der Testphase gilt zusätzlich eine eigene Grenze: Es können insgesamt 10 Rechnungen angelegt werden (§ 2). Dieses Kontingent gilt einmalig und erneuert sich nicht monatlich. Für die KI-Analysen gilt in der Testphase das monatliche Kontingent des gewählten Tarifs (§ 2).

Als KI-Analyse zählt jede Auswertung einer Rechnung durch den KI-Dienst. Wird eine bereits ausgewertete Rechnung erneut analysiert, zählt dies als weitere KI-Analyse. Das Bestätigen oder Korrigieren eines Ergebnisses durch den Nutzer zählt nicht.

Maßgeblich ist der Kalendermonat in der Zeitzone Europe/Berlin. Das Kontingent erneuert sich zu Beginn jedes Kalendermonats.

Der Sammel-Import per CSV-Datei sowie die Sammel-Klassifikation stehen ab dem Tarif Growth zur Verfügung.

Ist das Kontingent ausgeschöpft, sind bis zum Beginn des nächsten Kalendermonats oder bis zu einem Wechsel in einen höheren Tarif keine weiteren KI-Analysen möglich. Bereits erfasste Rechnungen, Klassifikationen und Auswertungen bleiben vollständig zugänglich.

§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung

Der Nutzungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündbar. Eine Kündigungsfrist besteht nicht. Nach der Kündigung bleibt der Zugang bis zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums bestehen; danach endet der Vertrag automatisch. Eine anteilige Rückerstattung für den laufenden Abrechnungszeitraum erfolgt nicht.

Bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kann der Nutzer die Kündigung im Dashboard wieder zurücknehmen; der Vertrag läuft dann unverändert weiter. Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums ist eine erneute Buchung jederzeit möglich.

Die Kündigung kann über das Dashboard unter „Einstellungen → Abo & Abrechnung“ oder per E-Mail an kontakt@ksklar.de erfolgen.

Der Nutzer kann seine Daten jederzeit exportieren, auch nach dem Ende des Vertrages. Der Export nach Art. 15 und Art. 20 DSGVO umfasst die Rechnungs- und Bewertungsdaten der Organisation und ist unabhängig vom Abonnement-Status abrufbar. Eine automatische Löschung nach Vertragsende findet nicht statt; es gelten die Aufbewahrungsfristen und Löschregeln nach § 9. Die Löschung des Kontos kann der Nutzer jederzeit selbst veranlassen (vgl. § 9).

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.

§ 8 Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden nach dem Produkthaftungsgesetz.

Im Übrigen haftet der Anbieter nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

Bei KI-gestützten Klassifikationen hat der Nutzer eine Mitwirkungs- und Prüfpflicht (Pflichthinweis nach AI Act Art. 50 Abs. 1, VO (EU) 2024/1689): In der Standardeinstellung wird jede automatisierte Klassifikation im Dashboard als Vorschlag angezeigt und ist vom Nutzer zu bestätigen oder zu übersteuern, bevor sie in eine Entgeltmeldung einfließt. Für vom Nutzer geprüfte und bestätigte Klassifikationsergebnisse ist die Haftung des Anbieters auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt; im Übrigen gelten die Regelungen aus Absatz 2.

Abweichend hiervon kann ein Inhaber oder Admin in den Einstellungen die Übernahme ohne Prüfung aktivieren; diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Ist sie aktiviert, werden Klassifikationen ab einer vom Nutzer festgelegten Sicherheitsschwelle von mindestens 80 % ohne weitere Bestätigung übernommen. Der Nutzer trifft diese Einstellung eigenverantwortlich; seine Prüf- und Mitwirkungspflicht nach diesem Paragrafen bleibt davon unberührt.

Die Verantwortung für die korrekte und fristgerechte Meldung sowie Abführung der Künstlersozialabgabe liegt beim Nutzer. Der Anbieter haftet nicht für Nachzahlungen, Bußgelder oder Säumniszuschläge, die auf nicht bestätigten oder übersteuerten Klassifikationsvorschlägen, fehlerhaft eingegebenen Stammdaten oder verspäteter Meldung des Nutzers an die Künstlersozialkasse (KSK) oder die Deutsche Rentenversicherung (DRV) beruhen.

§ 9 Datenschutz und Datensicherheit

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.

Bei der KI-gestützten Rechnungsanalyse werden ausschließlich die für die Klassifikation erforderlichen Datenfelder an den KI-Dienstleister übermittelt (Datenminimierung gemäß Art. 5 DSGVO). Sensible Daten wie IBAN, Steuernummer oder vollständige Adressen werden nicht weitergegeben.

Rechnungen und Assessments werden gemäß § 257 HGB für zehn Jahre aufbewahrt. Der bei der KI-Analyse erzeugte OCR-Volltext wird automatisiert gelöscht, spätestens 30 Tage nach abgeschlossener Prüfung der Klassifikation, in jedem Fall bei Account-Anonymisierung. In den Papierkorb verschobene Rechnungen werden 30 Tage nach dem Löschvorgang endgültig entfernt. Einzelheiten zur Speicherdauer entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.

Der Nutzer kann sein Konto jederzeit selbst löschen (Art. 17 DSGVO). Die Löschung erfolgt zweistufig: Zunächst werden die unmittelbar identifizierenden Daten des Nutzerkontos entfernt und bestehende Mitgliedschaften aufgelöst; anschließend werden verbleibende Verweise auf das Konto in den Protokoll- und Klassifikationsdaten durch eine nicht umkehrbare Kennung ersetzt. Damit bleibt die nach § 257 HGB erforderliche Nachvollziehbarkeit erhalten, ohne dass ein Personenbezug fortbesteht. Verbleibt in einer Organisation nach der Löschung kein Mitglied, wird auch die Organisation stillgelegt und der zugehörige OCR-Volltext entfernt.

§ 10 Änderungen der AGB

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern dies unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Nutzer zumutbar ist.

Änderungen werden dem Nutzer mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Der Nutzer hat das Recht, den Änderungen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung zu widersprechen.

Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb dieser Frist und nutzt den Dienst nach Inkrafttreten der Änderungen weiter, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf diese Rechtsfolge wird in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen.

§ 11 Mängelrechte und Gewährleistung

Für die Bereitstellung des Dienstes gelten die gesetzlichen Mängelrechte. Da es sich bei KSKlar um eine zeitlich begrenzte Bereitstellung von Software gegen Entgelt handelt, findet auf das Vertragsverhältnis Mietvertragsrecht (§§ 535 ff. BGB) entsprechende Anwendung.

Der Anbieter gewährleistet, dass der Dienst mit den auf der Website beschriebenen Funktionen im Wesentlichen vertragsgemäß zur Verfügung gestellt wird. Eine Verfügbarkeit von 100% kann technisch nicht garantiert werden; der Anbieter ist um eine möglichst hohe Verfügbarkeit unter Berücksichtigung üblicher Wartungsfenster bemüht.

Mängel des Dienstes sind dem Anbieter unverzüglich nach Entdeckung schriftlich oder per E-Mail an support@ksklar.de anzuzeigen. Der Anbieter wird gemeldete Mängel im Rahmen seiner Möglichkeiten und unter Berücksichtigung der Schwere des Mangels innerhalb angemessener Frist beheben.

Die Verjährung der Mängelansprüche richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 195 BGB i.V.m. § 199 BGB).

§ 12 Vertragssprache und Speicherung des Vertragstextes

Vertragssprache ist ausschließlich Deutsch. Übersetzungen dieser AGB in andere Sprachen dienen lediglich der Information; im Streitfall ist allein die deutsche Fassung maßgeblich.

Der Vertragstext (diese AGB in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Fassung) wird vom Anbieter gespeichert. Der Nutzer erhält nach Abschluss der Registrierung eine Bestätigungs-E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse, die einen Verweis auf die jeweils aktuelle Fassung dieser AGB enthält.

Die jeweils geltende Fassung der AGB ist jederzeit unter ksklar.de/agb abrufbar. Frühere Fassungen werden vom Anbieter mindestens drei Jahre nach Außerkraft­treten archiviert und auf Anfrage in Textform übermittelt.

§ 13 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag Emmerich am Rhein. Diese Gerichtsstandsvereinbarung gilt nur unter den Voraussetzungen des § 38 Abs. 1 ZPO; im Übrigen verbleibt es bei den gesetzlichen Gerichtsständen.

Erfüllungsort für sämtliche Leistungen aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, soweit der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt diejenige wirksame und durchführbare Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.