Software für die Künstlersozialabgabe: wie Unternehmen die Abgabe heute berechnen und verwalten

Kurz und klar

Eine Software für die Künstlersozialabgabe ordnet Eingangsrechnungen nach den Regeln des Künstlersozialversicherungsgesetzes (KSVG) ein, zeichnet die Entgelte an selbständige Künstler und Publizisten nach § 28 KSVG fortlaufend auf und bereitet die Jahresmeldung zum 31. März vor. Auch mit KSKlar reichen Sie die Meldung an die Künstlersozialkasse (KSK) selbst ein. KSKlar ist eine webbasierte Software zur Künstlersozialabgabe von einem unabhängigen Anbieter und nicht Teil der Künstlersozialkasse. Das Kalenderjahr ordnet KSKlar derzeit nach dem Rechnungsdatum zu, nicht nach dem Tag der Zahlung.

Wie berechnen Unternehmen die Künstlersozialabgabe?

Unternehmen berechnen die Künstlersozialabgabe aus der Summe aller abgabepflichtigen Netto-Entgelte an selbständige Künstler und Publizisten in einem Kalenderjahr (§ 25 KSVG). Auf diese Summe wenden sie den Abgabesatz des Jahres an. Der Abgabesatz für 2026 beträgt 4,9 %. Ihn legt die Künstlersozialabgabe-Verordnung 2026 fest. Für 2027 legt die Verordnung zur Künstlersozialabgabe 2027 einen Satz von 5,0 % fest (BGBl. 2026 I Nr. 262).

Summe der abgabepflichtigen Entgelte eines Kalenderjahres × Abgabesatz = Künstlersozialabgabe

Zahlt ein Unternehmen 2026 insgesamt 20.000 EUR netto an selbständige Grafikdesigner und Texter, beträgt die Abgabe 980,00 EUR.

Als Entgelt zählt alles, was das Unternehmen aufwendet, um das Werk oder die Leistung zu erhalten oder zu nutzen (§ 25 Abs. 2 KSVG). Die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer gehört nicht dazu, vergütete Nebenkosten wie Material, Transport oder Telefon zählen mit. Ausgenommen sind Zahlungen an Verwertungsgesellschaften, steuerfreie Aufwandsentschädigungen und die nach § 3 Nr. 26 und 26a des Einkommensteuergesetzes steuerfreien Einnahmen (§ 25 Abs. 2 Satz 2 KSVG). Ebenso ausgenommen sind nachgewiesene Reisekosten im steuerlichen Rahmen und übliche Bewirtung (§ 1 der Künstlersozialversicherungs-Entgeltverordnung).

Maßgeblich ist das Jahr der Zahlung, nicht das Rechnungsdatum. § 25 Abs. 1 KSVG stellt auf die Entgelte ab, die ein Unternehmen im Laufe eines Kalenderjahres zahlt. Die Künstlersozialkasse verlangt deshalb, jedes Entgelt fortlaufend nach dem Tag der Zahlung aufzuzeichnen (Informationsschrift Nr. 17 der KSK (PDF)). Eine Dezemberrechnung, die erst im Januar bezahlt wird, gehört damit in das neue Jahr. Einzelne Beträge rechnen Sie mit dem KSK-Rechner nach.

Wer zahlt, wer nicht?

Zur Summe gehören Zahlungen an natürliche Personen, Einzelunternehmen, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) und Partnerschaftsgesellschaften, wenn die Leistung künstlerisch oder publizistisch ist. Zahlungen an eine OHG oder KG zählen nicht mit (Checkliste Eigenwerber der KSK (PDF)). Die Checkliste stützt sich dabei auf Urteile des Bundessozialgerichts (B 3 KS 2/09 R und B 3 KS 3/13 R). Ebenso wenig zählen Zahlungen an eine GmbH & Co. KG und an juristische Personen wie GmbH, UG, AG, eingetragenen Verein oder Stiftung. Das gilt jeweils, sofern sie im eigenen Namen handeln (Informationsschrift Nr. 10 der KSK (PDF)). Beispiele für jede Rechtsform zeigt der Beitrag KSK bei GmbH, GbR und UG.

Bagatellgrenze für Eigenwerber und Generalklausel

Eigenwerber beauftragen Künstler oder Publizisten für eigene Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit (§ 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 KSVG). Sie sind erst abgabepflichtig, wenn die Entgelte für die in einem Kalenderjahr erteilten Aufträge eine Grenze übersteigen. Diese Grenze liegt 2026 bei 1.000 EUR (§ 24 Abs. 2 KSVG). Dieselbe Grenze gilt nach der Generalklausel für Unternehmen, die mit der Nutzung von Werken Einnahmen erzielen wollen (§ 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 KSVG). Dort gelten zwei weitere Ausnahmen (§ 24 Abs. 2 Satz 3 KSVG). Entgelte für Veranstaltungen zählen nicht bei höchstens drei Veranstaltungen im Jahr, in denen künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen aufgeführt oder dargeboten werden. Musikvereine sind ausgenommen, soweit Chorleiter oder Dirigenten regelmäßig für sie tätig sind. Die Grenze gilt je Unternehmen und ist kein Freibetrag: Wird sie überschritten, zählt die gesamte Summe, nicht nur der übersteigende Teil. Für typische Verwerter wie Verlage oder Agenturen gilt sie nicht. Eine erste Einschätzung, ob Ihr Unternehmen dazugehört, gibt der KSK-Pflicht-Check.

Welche Methoden nutzen Verwerter und Eigenwerber heute?

Unternehmen zeichnen in der Buchhaltung oder in einer eigenen Liste auf. Die Künstlersozialkasse erlaubt Aufzeichnungen „im Rahmen der Buchführung (z. B. durch Einrichtung spezieller Konten)“ (Informationsschrift Nr. 17 (PDF)). Ebenso zulässig sind sie „außerhalb der Buchführung in Form von Listen, Kladden usw.“ Veröffentlichte Zahlen zur Verbreitung der einzelnen Methoden sind uns nicht bekannt. Die Tabelle vergleicht deshalb ihre Eigenschaften.

Gern übernehmen: Tabelle mit Quellenangabe und Link auf diese Seite.

Für jede Methode gilt: Genutzte Programme müssen ordnungsgemäß dokumentiert sein (§ 28 Satz 4 KSVG). Für Tabellen mit Formeln empfiehlt sich eine kurze Beschreibung.

Laut Forschungsbericht 569 (Quellenliste, Nr. 30) hatten 31 % der befragten Steuerberater in Prüffällen mit Feststellung keine Abgabepflicht erwartet (S. 63 f.). Bei den Arbeitgebern waren es 28 %. Die Prüfung setzt bei den Daten der Finanzbuchhaltung an (Forschungsbericht 569, S. 116). Wie die Abgabe selbst gebucht wird, erklärt der Beitrag Künstlersozialabgabe buchen.

So gehen Unternehmen Schritt für Schritt vor

1. Einkauf: Wer künstlerische oder publizistische Leistungen bestellt, fragt schon beim Auftrag nach Rechtsform und Art der Leistung.
2. Kennzeichnung: Eingehende Rechnungen dieser Art erhalten vor der Buchung ein Kennzeichen „KSK prüfen“.
3. Rechtsform prüfen: OHG und KG scheiden aus, ebenso juristische Personen wie GmbH, UG, AG oder e. V. und die GmbH & Co. KG, sofern sie im eigenen Namen handeln. Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR und Partnerschaftsgesellschaften bleiben in der Liste.
4. Zahlungen auswerten: Der Tag der Zahlung bestimmt das Kalenderjahr jeder gekennzeichneten Rechnung.
5. Mischrechnungen sichten: Kreative und eher technische Tätigkeiten eines Design-Auftrags lassen sich nicht trennen (Informationsschrift Nr. 2 (PDF)). Prägt beim Web-Design die Gestaltung den Auftrag, zählt das Entgelt insgesamt (Checkliste Eigenwerber (PDF)). Die Checkliste stützt sich auf Urteile des Bundessozialgerichts (B 3 KR 29/04 R und B 3 KR 37/04 R). Nachträgliche reine Vervielfältigung wie Druckkosten zählt nicht mit. Voraussetzung: Sie fällt erst nach Abschluss des Werks an, ist für Erhalt oder Nutzung nicht nötig und gesondert ausgewiesen. Druckvorstufen und Erstdruck einzelner Plakate zählen mit (Informationsschrift Nr. 10 (PDF); vgl. BSG 3/12 RK 54/93).
6. Jahresabstimmung: Nach dem Jahreswechsel gleichen Sie die Liste mit den Konten der Finanzbuchhaltung ab.
7. Meldung: Die Summe geht bis zum 31. März an die Künstlersozialkasse.
8. Ablage: Die Aufzeichnungen bleiben mindestens fünf Jahre griffbereit (§ 28 KSVG), Rechnungen als Buchungsbelege derzeit 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung, AO).

Was verlangt § 28 KSVG an Aufzeichnungen?

§ 28 KSVG verlangt fortlaufende Aufzeichnungen über die abgabepflichtigen Entgelte. Zustandekommen der Meldung und Zusammenhang mit den Unterlagen müssen nachprüfbar sein. Auf Anforderung müssen sich die Entgelte listenmäßig zusammenführen lassen, und die genutzten Programme müssen ordnungsgemäß dokumentiert sein.

Die Künstlersozialkasse konkretisiert die Pflicht in ihrer Informationsschrift Nr. 17 (PDF) in drei Punkten:

• Zahlungstag: „fortlaufend nach dem Tag der Zahlung“
• Name: des Künstlers oder Publizisten
• Belegbezug: „jederzeit“ herstellbar, etwa über Belegnummern

Zwei weitere Punkte der Informationsschrift stehen bereits im Gesetz:

• Zusammenführung: „listenmäßig zusammengeführt“ (§ 28 Satz 2 KSVG), nach der Informationsschrift je Werk oder Leistung
• Programme: „ordnungsgemäß dokumentiert“ (§ 28 Satz 4 KSVG)

Die Aufzeichnungen bewahren Sie mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres auf, in dem die Entgelte fällig geworden sind. Rechnungen als Buchungsbelege bewahren Sie derzeit 8 Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO). Abgezogene Reise- und Bewirtungskosten zeichnen Sie gesondert auf (Informationsschrift Nr. 10 (PDF)).

Genau diese Spalten enthält die kostenlose Vorlage darunter.

Reicht eine Excel-Tabelle?

Ja, grundsätzlich. § 28 KSVG schreibt keine Software vor. Nach § 28 KSVG und Informationsschrift Nr. 17 der KSK ist eine Tabelle zulässig. Mindestens nötig ist, dass sie jede Zahlung fortlaufend mit Zahlungstag, Namen und Belegverweis erfasst. Für eine Prüfung muss sie sich nach Werk und Jahr zusammenfassen lassen. Rechnet sie mit Formeln, empfiehlt sich eine kurze Beschreibung von Aufbau und Formeln (vgl. § 28 Satz 4 KSVG). Aufbewahren müssen Sie die Tabelle mindestens fünf Jahre.

An Grenzen stößt die Tabelle an vier Stellen:

• Menge: Bei vielen Rechnungen wächst der Aufwand für Kennzeichnung und Abgleich mit jeder Zeile.
• Gemischte Aufträge: Rechnungen mit künstlerischen und technischen Anteilen verlangen eine Begründung, was zählt. Die Tabelle hält sie fest, prüft sie aber nicht.
• Rechtsform: Ob ein Rechnungssteller Einzelunternehmer, GbR oder GmbH ist, steht nicht immer auf der Rechnung. Die Tabelle prüft das nicht.
• Prüfung: Der Aufwand einer Prüfung liegt vor allem in der Vorbereitung. Das sagen 61 % der befragten Arbeitgeber, die den Aufwand getrennt einschätzen konnten (Forschungsbericht 569, S. 92 f.).

Bei wenigen Aufträgen im Jahr bleibt die Tabelle ein guter Weg. Alle nötigen Spalten enthält die kostenlose Aufzeichnungsvorlage. Wer viele oder gemischte Rechnungen hat, kann mit einer spezialisierten Software Einordnung und Prüfungsvorbereitung bündeln. Beide Wege erfüllen § 28 KSVG nur bei konsequenter Pflege.

Wo passieren typische Fehler?

Typische Fehler betreffen die Abgrenzung der Summe, nicht die Rechnung selbst: wer dazugehört, welcher Betrag zählt und welches Jahr gilt. Grundlage der Tabelle sind § 25 KSVG, die Informationsschrift Nr. 17 (PDF) und die Checkliste Eigenwerber (PDF) der KSK sowie die Prüfungsseite der Deutschen Rentenversicherung.

Eine Vereinbarung, die Abgabe vom Honorar eines Versicherten oder Zuschussberechtigten der Künstlersozialkasse abzuziehen, ist nichtig (§ 36a KSVG mit § 32 SGB I). Was im Einzelfall zur Bemessungsgrundlage gehört, zeigt der Beitrag Bemessungsgrundlage der KSK.

Wie prüft die Deutsche Rentenversicherung die Abgabe?

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) prüft die Künstlersozialabgabe im Rahmen der Betriebsprüfung bei Arbeitgebern. Bei bereits erfassten Abgabepflichtigen und bei Arbeitgebern mit mehr als 19 Beschäftigten geschieht das mindestens alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1a SGB IV). Bei Unternehmen ohne Beschäftigte überwacht dagegen die Künstlersozialkasse selbst die Abgabe (§ 35 Abs. 1 KSVG). Laut DRV (Quellenliste, Nr. 28) prüft sie jährlich etwa 400.000 Arbeitgeber zur Abgabe.

Bei Arbeitgebern mit weniger als 20 Beschäftigten prüft sie nach derselben Vorschrift mindestens 40 Prozent derer, die im Kalenderjahr zur Betriebsprüfung anstehen. Die übrigen berät die DRV zur Abgabe (§ 28p Abs. 1b SGB IV).

Bei einer ersten Prüfung bittet die DRV mit einem Fragebogen um eine Aufstellung der Honorare an selbständige Künstler und Publizisten, dazu um Rechnungen und Verträge. Nach Angaben der DRV umfasst die Prüfung regelmäßig die letzten vier bzw. fünf Kalenderjahre.

Für die Betriebsprüfung bei Arbeitgebern sind die notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Programm zu übermitteln (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Auf Antrag lässt sich darauf nur für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 verzichten (§ 126 SGB IV). Für spätere Zeiträume übermitteln Arbeitgeber der DRV zur Prüfung also auch die Daten der Finanzbuchhaltung elektronisch (Grundsätze der DRV). Honorare, die gemischt auf Sammelkonten liegen, sind dann ohne eigene Aufzeichnung schwer zuzuordnen.

Auch bei Arbeitgebern kann die Künstlersozialkasse selbst prüfen, etwa branchenbezogen oder aus Anlass (§ 35 Abs. 2 und 3 KSVG). Den Ablauf beschreibt ihre Informationsschrift Nr. 18 (PDF).

Laut KSK in Zahlen gab es 2024 181.097 Abgabepflichtige. Die gemeldete Honorarsumme lag zum 01.01.2024 bei 6.571,7 Mio. Euro. Das Statistische Bundesamt ermittelte für die laufenden Pflichten gegenüber der Künstlersozialkasse 71 Minuten je Fall (Verfahren MB 09-1a II, S. 84; Quellenliste, Nr. 31). Die Erhebung erschien 2013 und bildet den Rechtsstand Ende 2011 ab, vor der Prüfungsreform 2015. Von 2015 bis 2019 stellten die Prüfer bei 8 % der Erfassungsprüfungen eine Abgabepflicht fest (Forschungsbericht 569, S. 47). Bei Bestandsprüfungen lag die Quote der Beanstandungen 2019 bei 21 % (S. 67).

Wie läuft die Meldung ab, und was droht bei Fehlern?

Abgabepflichtige melden bis zum 31. März eine Gesamtsumme der Entgelte des Vorjahres an die Künstlersozialkasse (§ 27 Abs. 1 KSVG). Die selbst errechnete Abgabe gehört nicht in die Meldung, den Betrag setzt die Künstlersozialkasse fest. In der Regel kommen monatliche Vorauszahlungen zum 10. des Folgemonats hinzu.

Für die Meldung gibt es drei Wege (Pflichten der Unternehmer):

• Onlinemeldung mit Authentifizierungscode: Den Code schickt die Künstlersozialkasse im Dezember mit dem Meldebogen per Post. Nutzen lässt er sich einmal im Jahr (Jahresmeldung der KSK).
• Bundesportal: Die Meldung läuft über das Verwaltungsportal des Bundes mit einem ELSTER-Zertifikat.
• Papier: Der Meldebogen geht per Post an die Künstlersozialkasse.

Die Vorauszahlung bemisst sich nach dem Abgabesatz des laufenden Jahres und einem Zwölftel der Vorjahressumme (§ 27 Abs. 3 KSVG). Im Januar und Februar gilt der Betrag vom Dezember weiter. Die Vorauszahlung entfällt, wenn der Monatsbetrag 40 Euro nicht übersteigt. Für die Vorauszahlungen 2026 mit dem Satz von 4,9 % ist das bis zu einer Vorjahressumme von 9.795,91 EUR der Fall. Ab März 2027 gilt der Satz von 5,0 % für 2027, die Grenze liegt dann bei 9.600,00 EUR.

Fehler und Versäumnisse können unter anderem diese Folgen haben:

• Nachforderung: Enthält die Meldung unrichtige Angaben, wird der Abgabebescheid rückwirkend zurückgenommen und die Abgabe nachgefordert (§ 27 Abs. 1a Satz 2 KSVG).
• Schätzung: Meldet ein Unternehmen trotz Aufforderung nicht oder falsch, schätzt die Künstlersozialkasse oder die Rentenversicherung die Summe (§ 27 Abs. 1 Satz 3 KSVG). Das gilt auch bei fehlenden Aufzeichnungen (§ 27 Abs. 1 Satz 4 KSVG).
• Säumniszuschlag: Für jeden angefangenen Monat kann 1 Prozent des rückständigen, auf 50 Euro abgerundeten Betrags anfallen (§ 24 SGB IV). Bei rückwirkender Feststellung entfällt er, wenn das Unternehmen glaubhaft macht, unverschuldet nichts von der Zahlungspflicht gewusst zu haben (§ 24 Abs. 2 SGB IV).
• Bußgeld: Wer nicht rechtzeitig oder nicht richtig meldet, riskiert eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro. Das gilt auch für fehlende, falsche oder lückenhafte Aufzeichnungen (§ 36 KSVG).
• Verjährung: Ansprüche auf die Abgabe verjähren vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres ihrer Fälligkeit, bei Vorsatz nach dreißig Jahren (§ 31 KSVG mit § 25 SGB IV).

Worauf sollten Sie bei einer Software achten?

Achten Sie auf acht Punkte: Rechtsform, gemischte Aufträge, Zahlungsdatum, Satz je Jahr, Begründung je Einordnung, Gesamtsumme, fünfjährige Aufbewahrung und Datenverarbeitung in der EU. Zwei davon sind Empfehlungen und als solche gekennzeichnet. Programme müssen nach § 28 Satz 4 KSVG ordnungsgemäß dokumentiert sein.

Gern übernehmen: Tabelle mit Quellenangabe und Link auf diese Seite.

So arbeitet KSKlar

KSKlar ordnet hochgeladene Eingangsrechnungen per KI ein, begründet jede Einordnung und legt sie Ihnen in einer Prüfliste zum Bestätigen oder Ändern vor. Ab dem Tarif Growth importieren Sie Rechnungen auch als CSV aus der Buchhaltung. Ein KI-Vorschlag fließt sofort in die vorläufige Jahressumme ein, auch bevor Sie ihn bestätigt haben. Vor dem Freigeben der Meldung weist KSKlar darauf hin, wie viele Rechnungen noch auf einem unbestätigten Vorschlag beruhen.

Eine automatische Übernahme sehr sicherer Ergebnisse ist optional und standardmäßig aus. Rechnungen, bei denen KSKlar einen Auslandsbezug erkennt, gehen immer in die manuelle Prüfung. KSKlar erinnert an Meldefrist und Vorauszahlungen und erstellt die Entgeltmeldung als PDF für den Meldebogen.

KSKlar erfüllt drei der acht Kriterien der Anforderungstabelle: Satztabelle je Jahr, Gesamtsumme und Datenverarbeitung in der EU. Drei Kriterien erfüllt KSKlar teilweise:

• Rechtsform-Prüfung: Eine feste Regel nimmt Rechnungen mit erkannter Rechtsform GmbH, UG, AG, OHG oder KG aus der Summe aus, auch die GmbH & Co. KG. Ob die Gesellschaft im eigenen Namen handelt, prüft sie nicht. Verein und Stiftung erkennt KSKlar nur am Zusatz im Namen, etwa „e. V.“, und legt deren Rechnungen dann zur Prüfung vor.
• Mischrechnungen: Die KI macht einen begründeten Vorschlag, die Bewertung liegt bei Ihnen.
• Begründung und Protokoll: Eine Begründung für Ihre eigene Änderung ist freiwillig, und ein KI-Vorschlag zählt schon vor der Bestätigung.

Zwei Kriterien erfüllt KSKlar derzeit nicht, hier ergänzen Sie selbst. Zahlungsdatum: Das Kalenderjahr bestimmt KSKlar derzeit nach dem Rechnungsdatum, nicht nach dem Tag der Zahlung. Rechnungen, die in einem anderen Jahr bezahlt als ausgestellt werden, prüfen Sie deshalb vor der Meldung gesondert. Aufbewahrung: Nach dem Ende eines Vertrags bleiben Ihre Daten 12 Monate lesbar und exportierbar. Danach kündigt KSKlar die Löschung per E-Mail an, ab dann bleiben mindestens 90 Tage für den Export. Endet die Beta ohne gebuchten Tarif, bleiben 90 Tage für den Export, danach wird gelöscht. Für die Aufbewahrung über fünf Jahre exportieren Sie die Aufzeichnung deshalb.

Was eine Software nicht ersetzt

Eine Software ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Sie bereitet Zahlen vor und macht Entscheidungen nachvollziehbar, die Verantwortung für Einordnung und Meldung bleibt beim Unternehmen. In Grenzfällen ziehen Sie Ihre Steuerkanzlei hinzu.

Häufige Fragen

Gibt es eine Software für die Künstlersozialabgabe?

Ja. Spezialisierte Software ordnet Eingangsrechnungen nach dem KSVG ein, zeichnet die Entgelte nach § 28 KSVG auf und bereitet die Gesamtsumme für die Jahresmeldung vor. KSKlar ist eine webbasierte Software zur Künstlersozialabgabe von einem unabhängigen Anbieter und nicht Teil der Künstlersozialkasse. Das Kalenderjahr ordnet KSKlar derzeit nach dem Rechnungsdatum zu, nicht nach dem Tag der Zahlung.

Reicht eine Excel-Tabelle aus?

Ja, grundsätzlich. § 28 KSVG verlangt fortlaufende und belegbare Aufzeichnungen, aber kein bestimmtes Programm. An Grenzen stößt die Tabelle bei vielen oder gemischten Rechnungen. Die kostenlose Aufzeichnungsvorlage auf dieser Seite enthält alle nötigen Spalten.

Wie berechnet man die Künstlersozialabgabe?

Sie addieren alle abgabepflichtigen Netto-Entgelte eines Kalenderjahres einschließlich vergüteter Nebenkosten und wenden darauf den Abgabesatz an. Für 2026 beträgt er 4,9 %. Gemeldet wird nur die Summe der Entgelte, die Abgabe setzt die Künstlersozialkasse fest.

Zählt das Rechnungsdatum oder das Zahlungsdatum?

Das Zahlungsdatum. Die Künstlersozialkasse verlangt, jedes Entgelt fortlaufend nach dem Tag der Zahlung aufzuzeichnen. Eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört in das neue Jahr.

Muss ich zahlen, wenn der Auftragnehmer eine GmbH oder GbR ist?

Bei einer OHG oder KG nein, ebenso bei einer GmbH, UG, AG oder anderen juristischen Person, sofern sie im eigenen Namen handelt. Bei einer GbR oder einem Einzelunternehmen ja, wenn die Leistung künstlerisch oder publizistisch ist und Ihr Unternehmen abgabepflichtig ist. Eigenwerber und Unternehmen nach der Generalklausel sind das erst, wenn die Entgelte für die in einem Kalenderjahr erteilten Aufträge die Bagatellgrenze übersteigen. 2026 sind das 1.000 EUR. Für die Generalklausel gelten weitere Ausnahmen nach § 24 Abs. 2 Satz 3 KSVG.

Kann die Software die Meldung direkt an die KSK senden?

KSKlar nicht, es erstellt die Entgeltmeldung als PDF. Die Summe reichen Sie selbst ein, online mit dem Authentifizierungscode, über das Bundesportal oder auf Papier.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Nach § 28 KSVG mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Entgelte fällig wurden. Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt derzeit eine Frist von 8 Jahren (§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung).

Was passiert, wenn ich nicht oder zu spät melde?

Meldet ein Unternehmen trotz Aufforderung nicht, verspätet oder falsch, schätzt die Künstlersozialkasse oder die Rentenversicherung die Summe. Das gilt auch bei fehlenden Aufzeichnungen in einer Prüfung. Auf Rückstände kann ein Säumniszuschlag von 1 Prozent je angefangenem Monat anfallen. Bei rückwirkender Feststellung entfällt er, wenn das Unternehmen glaubhaft macht, unverschuldet nichts von der Zahlungspflicht gewusst zu haben (§ 24 Abs. 2 SGB IV). Wer nicht rechtzeitig oder nicht richtig meldet oder Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß führt, riskiert ein Bußgeld bis zu 50.000 Euro. Ansprüche auf die Abgabe verjähren vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres ihrer Fälligkeit, bei Vorsatz nach dreißig Jahren (§ 31 KSVG mit § 25 SGB IV).

Ist KSKlar schon allgemein verfügbar?

Noch nicht. KSKlar ist in der Open Beta: Bis zum 31. Dezember 2026 nutzen Sie KSKlar kostenlos im Funktionsumfang Growth, die Plätze sind auf 100 Unternehmen begrenzt. Während der Beta bitten wir Sie um Rückmeldungen: nach jeweils 5 analysierten Rechnungen in einer Kurzbefragung in KSKlar. Mit Ihrer Einwilligung kommen höchstens 5 Befragungen per E-Mail dazu. Die Teilnahme ist freiwillig. KSKlar kann die Beta mit einer Frist von 14 Tagen beenden. Einzelheiten regeln die Beta-Bedingungen.