Zum Inhalt springen
KSKlar

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Stand: 31. Oktober 2026

Vorbemerkung

Wenn Sie Rechnungen in KSKlar hochladen oder erfassen, verarbeitet KSKlar die darin enthaltenen personenbezogenen Daten in Ihrem Auftrag. Ihre Organisation ist dafür Verantwortlicher, der Anbieter von KSKlar Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Für diese Verarbeitung gilt der folgende Vertrag.

Der Vertrag besteht aus den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission für die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäß Artikel 28 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2016/679 und Artikel 29 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2018/1725, ABl. L 199 vom 7.6.2021, S. 18) und den Anhängen I bis IV. Die Klauseln sind im amtlichen Wortlaut übernommen. Wo der Wortlaut eine Auswahl vorsieht, gilt jeweils die Option für die Verordnung (EU) 2016/679; für Unterauftragsverarbeiter gilt die allgemeine schriftliche Genehmigung mit einer Vorankündigung von 30 Tagen. Die fakultative Kopplungsklausel (Klausel 5) wird nicht verwendet.

Vertragsschluss. Der Vertrag kommt zustande, wenn Sie ihm bei der Registrierung oder in KSKlar zustimmen. Er ist in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). An die Stelle der Unterschrift in Anhang I tritt Ihre elektronische Zustimmung, die KSKlar mit Fassung und Zeitpunkt speichert. Der Vertrag gilt für die Laufzeit Ihres Nutzungsvertrags nach den AGB beziehungsweise Ihrer Teilnahme nach den Beta-Bedingungen und darüber hinaus, bis alle Daten nach Klausel 10 Buchstabe d gelöscht oder zurückgegeben sind.

Weisungen. Ihre Weisungen erteilen Sie durch die Nutzung und die Einstellungen von KSKlar sowie in Textform an datenschutz@ksklar.de. Den Export Ihrer Daten im Dashboard verstehen beide Parteien als Rückgabe im Sinne von Klausel 10 Buchstabe d.

Standardvertragsklauseln

Abschnitt I

Klausel 1: Zweck und Anwendungsbereich

  • a)Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.
  • b)Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.
  • c)Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.
  • d)Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.
  • e)Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
  • f)Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2: Unabänderbarkeit der Klauseln

  • a)Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.
  • b)Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3: Auslegung

  • a)Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
  • b)Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.
  • c)Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4: Vorrang

  • Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Abschnitt II: Pflichten der Parteien

Klausel 6: Beschreibung der Verarbeitung

  • Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7: Pflichten der Parteien

  • 7.1. Weisungen

    • a)Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.
    • b)Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

  • 7.2. Zweckbindung

    Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

  • 7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

    Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

  • 7.4. Sicherheit der Verarbeitung

    • a)Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
    • b)Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

  • 7.5. Sensible Daten

    Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

  • 7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

    • a)Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.
    • b)Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.
    • c)Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
    • d)Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.
    • e)Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

  • 7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

    • a)ALLGEMEINE SCHRIFTLICHE GENEHMIGUNG: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 30 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.
    • b)Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
    • c)Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
    • d)Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.
    • e)Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche, im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist, das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

  • 7.8. Internationale Datenübermittlungen

    • a)Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.
    • b)Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8: Unterstützung des Verantwortlichen

  • a)Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
  • b)Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
  • c)Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
    • 1)Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
    • 2)Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
    • 3)Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
    • 4)Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.
  • d)Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9: Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

  • Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

  • 9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

    Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:
    • a)bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
    • b)bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
      • 1)die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
      • 2)die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
      • 3)die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
      • Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;
    • c)bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

  • 9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

    Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:
    • a)eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
    • b)Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
    • c)die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
    • Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.
    • Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

Abschnitt III: Schlussbestimmungen

Klausel 10: Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

  • a)Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche, unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725, den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.
  • b)Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn
    • 1)der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
    • 2)der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
    • 3)der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
  • c)Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.
  • d)Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I: Liste der Parteien

Verantwortlicher
Die Organisation, für die Sie KSKlar nutzen, mit Name und Anschrift aus den Angaben in KSKlar. Kontaktperson ist die Inhaberin oder der Inhaber der Organisation in KSKlar. Unterschrift und Beitrittsdatum: elektronische Zustimmung mit gespeichertem Zeitpunkt.
Auftragsverarbeiter
Philip van Appeldorn (FutureRoots, Einzelunternehmen), Kaßstraße 54, 46446 Emmerich am Rhein. Kontaktperson: Philip van Appeldorn, Inhaber, E-Mail datenschutz@ksklar.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

Anhang II: Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen
Rechnungssteller des Verantwortlichen, soweit sie natürliche Personen sind, etwa selbstständige Künstlerinnen, Künstler und Publizisten, Einzelunternehmen sowie Gesellschafter einer GbR, und weitere Personen, die auf den Rechnungsdokumenten genannt sind, etwa Ansprechpersonen.
Kategorien personenbezogener Daten
Name oder Firma des Rechnungsstellers, Anschrift, Rechtsform, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobeträge, Leistungsbeschreibung sowie alle weiteren Angaben, die auf einem hochgeladenen Dokument stehen, etwa Bankverbindung, Steuernummer, USt-IdNr., Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Sensible Daten
Die Verarbeitung sensibler Daten ist nicht vorgesehen. Der Verantwortliche lädt keine Dokumente mit solchen Daten hoch. Gelangen sie dennoch in ein Dokument, gelten dieselben Beschränkungen wie für alle Daten: strenge Zweckbindung, Zugriff nur innerhalb der Organisation und durch den Auftragsverarbeiter, soweit für den Betrieb unbedingt erforderlich.
Art der Verarbeitung
Speichern der Dokumente und Daten, Texterkennung, KI-gestützte Klassifikation der Abgabepflicht, Berechnung der Künstlersozialabgabe, Anzeige, Export und Löschung.
Zwecke der Verarbeitung
Prüfung, ob Zahlungen des Verantwortlichen der Künstlersozialabgabe unterliegen, Berechnung der Abgabe und Vorbereitung der Entgeltmeldung des Verantwortlichen.
Dauer der Verarbeitung
Für die Laufzeit des Nutzungsvertrags beziehungsweise der Beta-Teilnahme. Nach dessen Ende, dem Ende eines Testzeitraums ohne Buchung oder einem Löschauftrag stehen die Daten noch 90 Tage zum vollständigen Export bereit und werden anschließend vollständig gelöscht. Kopien in Datensicherungen der Datenbank werden nach dem Rotationsschema der Sicherung überschrieben, spätestens nach 24 Monaten. Sicherungen von Programmcode, Datenbankschema und Infrastruktur-Konfiguration enthalten keine Daten des Verantwortlichen und werden bis zu 24 Monate aufbewahrt.
Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter
Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter sind in Anhang IV beschrieben.

Anhang III: Technische und organisatorische Maßnahmen

Pseudonymisierung und Verschlüsselung
Alle Verbindungen zum Dienst und zu den Unterauftragsverarbeitern laufen verschlüsselt über TLS (HTTPS mit HSTS). Datensicherungen werden mit BorgBackup verschlüsselt und authentifiziert; der Schlüssel bleibt beim Auftragsverarbeiter, nicht beim Speicheranbieter. Nach der endgültigen Löschung eines Kontos werden verbleibende Verweise auf das Nutzerkonto durch einen HMAC-SHA256-Hash mit serverseitigem Schlüssel ersetzt; Zustimmungs- und Löschnachweise werden verschlüsselt gespeichert.
Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Jede Datenbankabfrage ist auf die Organisation der angemeldeten Person beschränkt (Mandantentrennung), Rollen (Inhaber, Admin, Buchhalter, Mitglied) begrenzen die Rechte innerhalb einer Organisation. Alle Eingaben werden serverseitig gegen ein Schema geprüft; Datenbankzugriffe erfolgen ausschließlich über parametrisierte Abfragen. Datenbank und Zwischenspeicher sind nur über ein privates Netz erreichbar, der Datenbankport ist öffentlich gesperrt.
Wiederherstellung nach einem Zwischenfall
Tägliche verschlüsselte Datensicherung der Datenbank in ein räumlich getrenntes Rechenzentrum (Speicher in Falkenstein, Anwendung in Nürnberg), wöchentliche automatische Prüfung der Sicherungen, dokumentiertes Wiederherstellungsverfahren. Zielwerte: höchstens 24 Stunden Datenverlust, Wiederherstellung innerhalb von 4 Stunden.
Regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit
Automatisierte Tests und Sicherheitsprüfungen vor jeder Änderung, wöchentliche Überwachung der Softwareabhängigkeiten auf bekannte Schwachstellen, jährliche Überprüfung dieser Maßnahmen und aller Unterauftragsverarbeiter.
Identifizierung und Autorisierung der Nutzer
Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Anmeldeversuche sind in der Zahl begrenzt, nach wiederholten Fehlversuchen wird das Konto vorübergehend gesperrt. Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) steht allen Nutzern zur Verfügung und ist für den administrativen Zugang des Auftragsverarbeiters Pflicht. Sitzungscookies sind HttpOnly, Secure, SameSite und nur für ksklar.de gültig.
Schutz der Daten während der Übermittlung und Speicherung
Übermittlung ausschließlich verschlüsselt (TLS). Speicherung auf Servern in Deutschland. Der bei der Texterkennung erzeugte Volltext einer Rechnung wird bei neuen Rechnungen nicht gespeichert; an die KI-Klassifikation gehen nur die dafür nötigen Datenfelder, Freitext aus der Texterkennung wird vorher um E-Mail-Adressen, IBAN, USt-IdNr., Steuernummern und Telefonnummern bereinigt.
Physische Sicherheit
Betrieb in nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland mit Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, unterbrechungsfreier Stromversorgung und Brandmeldeanlagen. Der Auftragsverarbeiter selbst betreibt keine eigenen Serverräume.
Protokollierung
Kritische Aktionen (etwa Löschungen, Änderungen an Bewertungen und administrative Eingriffe) werden in einem Prüfprotokoll festgehalten. Technische Protokolle enthalten keine Rechnungsinhalte und werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
Systemkonfiguration
Firewalls auf Server- und Netzebene, Content Security Policy und weitere Sicherheitsheader, Änderungen am System nur über geprüfte und versionierte Änderungsanträge; die Auslieferung in den Produktivbetrieb erfordert eine gesonderte Freigabe.
Interne Governance und IT-Sicherheit
Dokumentiertes Informationssicherheitskonzept mit Verfahren für Sicherheitsvorfälle (Erkennung, Eindämmung, Analyse, Bereinigung, Meldung, Nachbereitung). Technische und organisatorische Maßnahmen, Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutz-Folgenabschätzung werden versioniert gepflegt.
Zertifizierung und Qualitätssicherung
Der Auftragsverarbeiter verfügt über keine eigene Zertifizierung. Das Rechenzentrum ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Datenminimierung und Datenqualität
An die KI-Klassifikation werden ausschließlich die Datenfelder übermittelt, die für die Einordnung nötig sind. Jedes Ergebnis ist ein Vorschlag, den eine Person des Verantwortlichen bestätigt oder korrigiert.
Begrenzte Speicherung
In den Papierkorb verschobene Rechnungen werden nach 30 Tagen endgültig entfernt. Nach dem Ende des Vertrags, der Beta oder einem Löschauftrag sind die Daten noch 90 Tage vollständig exportierbar und werden danach vollständig gelöscht.
Rechenschaftspflicht
Zustimmungen zu diesem Vertrag werden mit Fassung und Zeitpunkt gespeichert. Die Dokumentation der Maßnahmen wird versioniert geführt.
Datenübertragbarkeit und Löschung
Der Verantwortliche kann seine Daten jederzeit im Dashboard als CSV- und PDF-Datei exportieren und Konten selbst löschen.
Unterstützung des Verantwortlichen
Auskunfts- und Exportwünsche betroffener Personen kann der Verantwortliche über den Export im Dashboard selbst erfüllen. Weitere Unterstützung nach Klausel 8 und Meldungen nach Klausel 9 laufen über datenschutz@ksklar.de; Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Auftragsverarbeiter unverzüglich per E-Mail an die Inhaberin oder den Inhaber der Organisation.
Maßnahmen der Unterauftragsverarbeiter
Mit jedem Unterauftragsverarbeiter besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle Unterauftragsverarbeiter haben ihren Sitz in der Europäischen Union; eine Übermittlung in Drittländer ist nur unter den Voraussetzungen von Klausel 7.8 zulässig.

Anhang IV: Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche hat die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt:

  1. Hetzner Online GmbH

    Anschrift: Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

    Kontakt: Datenschutzbeauftragter der Hetzner Online GmbH, data-protection@hetzner.com

    Beschreibung der Verarbeitung: Hosting der Anwendung, der Datenbank, des Dateispeichers für Rechnungsdokumente, der Datensicherungen und der technischen Protokolle in Rechenzentren in Deutschland (Nürnberg, Falkenstein). Dauer: Laufzeit dieses Vertrags.

  2. Hetzner Online GmbH (E-Mail-Postfächer)

    Anschrift: Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

    Kontakt: Datenschutzbeauftragter der Hetzner Online GmbH, data-protection@hetzner.com

    Beschreibung der Verarbeitung: Betrieb der Postfächer support@ksklar.de und datenschutz@ksklar.de; verarbeitet werden Inhalte, die der Verantwortliche per E-Mail übermittelt, etwa bei Supportanfragen. Server ausschließlich in Deutschland. Dauer: Laufzeit dieses Vertrags.

  3. Mistral AI

    Anschrift: 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich

    Kontakt: privacy@mistral.ai

    Beschreibung der Verarbeitung: Texterkennung der hochgeladenen Rechnungsdokumente (vollständiges Dokument) und KI-gestützte Klassifikation auf Grundlage der dafür nötigen Datenfelder, nur wenn die Organisation der KI-Analyse zugestimmt hat. Verarbeitung in der EU, keine Verwendung zum Training, Löschung beim Anbieter nach dessen Standardfrist von 30 Tagen. Dauer: je Analysevorgang.

  4. Brevo SA

    Anschrift: 7 rue de Madrid, 75008 Paris, Frankreich

    Kontakt: Datenschutzbeauftragter der Brevo SA, erreichbar über die Datenschutzhinweise unter brevo.com

    Beschreibung der Verarbeitung: Versand von E-Mails und SMS, die der Dienst für die Organisation auslöst, etwa Einladungen an Teammitglieder, Bestätigungscodes und Fristenerinnerungen. Verarbeitet werden Empfängeradresse beziehungsweise Telefonnummer und Inhalt der Nachricht. Dauer: Laufzeit dieses Vertrags.

Die Mollie B.V. (Zahlungsabwicklung für gebuchte Tarife) erhält keine Rechnungsdaten des Verantwortlichen und ist deshalb kein Unterauftragsverarbeiter für diese Verarbeitung.

Hinweis: KSKlar bietet Informationen und Berechnungen zur Künstlersozialabgabe. Dies stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.