Workshop-Honorare: wann greift die KSA?

Kurz und klar

Workshop- und Seminar-Honorare, die Sie an selbstständige Künstler oder Publizisten zahlen, sind grundsätzlich abgabepflichtig nach § 25 KSVG, sobald der Auftrag künstlerisch oder publizistisch geprägt ist. Maßgeblich ist nicht die Bezeichnung "Honorar für Workshop", sondern der inhaltliche Charakter der Leistung. Typische Verwerter nach § 24 Abs. 1 Satz 1 KSVG (Verlage, Kultureinrichtungen) zahlen ohne Bagatellgrenze ab dem ersten Euro. Für Unternehmen, die lediglich im Rahmen ihrer eigenen Öffentlichkeitsarbeit buchen (Eigenwerber), gilt ab 2026 eine Bagatellgrenze von 1.000 EUR pro Kalenderjahr nach § 24 Abs. 2 Satz 2 KSVG.

Wer gilt bei Workshop-Honoraren überhaupt als abgabepflichtig?

Die Künstlersozialabgabe trifft Verwerter, also Unternehmen und Einrichtungen, die künstlerische oder publizistische Leistungen kommerziell oder institutionell nutzen. Ob Sie als typischer Verwerter oder als Eigenwerber buchen, entscheidet darüber, nach welcher Norm und ab welchem Betrag Sie zahlen: Typische Verwerter nach § 24 Abs. 1 Satz 1 KSVG unterliegen der Abgabepflicht ohne Bagatellgrenze, während Eigenwerber und Generalklausel-Fälle erst ab Überschreiten der Bagatellgrenze abgabepflichtig werden.

Typische Verwerter nach § 24 Abs. 1 Satz 1 KSVG sind unter anderem Verlage, Theater, Galerien und ähnliche Einrichtungen, aber auch Unternehmen, die Werbung und Öffentlichkeitsarbeit für Dritte betreiben. Werbeagenturen fallen in der Regel unter § 24 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 KSVG und sind damit typische Verwerter, für die keine Bagatellgrenze gilt. Für typische Verwerter nach § 24 Abs. 1 Satz 1 KSVG gilt keine Bagatellgrenze: Jeder Euro, den sie an abgabepflichtige Honorarempfänger zahlen, zählt zur Bemessungsgrundlage.

Eigenwerber und Generalklausel-Fälle fallen unter § 24 Abs. 2 KSVG. Das sind Unternehmen, die nicht primär als Verwerter am Markt auftreten, aber gelegentlich Künstler für die eigene Öffentlichkeitsarbeit oder Werbung beauftragen. Für sie gilt 2026 eine Bagatellgrenze von 1.000 EUR. Sobald die kumulierten Honorare im Kalenderjahr diese Grenze überschreiten, sind alle Entgelte des Jahres abgabepflichtig, nicht nur der die Grenze übersteigende Teil. Es handelt sich um eine Bagatellgrenze, keinen Freibetrag: Ab Überschreiten der Grenze wird die gesamte Jahressumme der Bemessungsgrundlage zugerechnet.

Abgabepflichtig sind Zahlungen an natürliche Personen sowie an die GbR. Zahlen Sie hingegen an eine GmbH, UG, AG, OHG oder KG, entsteht keine Abgabepflicht, unabhängig davon, was im Rechnungskopf steht. Einen kompakten Überblick nach Rechtsform bietet KSK nach Gesellschaftsform: Übersicht.

Wann ist ein Workshop künstlerisch geprägt?

Ein Workshop ist künstlerisch geprägt, wenn der wesentliche Inhalt der gebuchten Leistung auf einer eigenschöpferischen oder publizistischen Fähigkeit beruht. Die bloße Bezeichnung als "Workshop" oder "Seminar" ist dabei unerheblich.

Typische Beispiele für künstlerisch geprägte Workshops:

Kreativworkshop durch eine Grafikdesignerin (Konzept, Stilfindung, visuelle Sprache)
Schreibseminar durch einen freien Autor (literarisches Schreiben, Storytelling)
Musikproduktions-Workshop durch einen Tonkünstler
Fotografie-Intensivkurs durch eine freie Fotografin, bei dem die eigene Bildsprache Kern des Inhalts ist
Theaterworkshop oder Sprechertraining durch einen Schauspieler

Nicht ohne weiteres künstlerisch geprägt sind rein handwerkliche Schulungen oder kaufmännische Trainings, auch wenn die Trainerin sich selbst als "kreativ" bezeichnet. Bei technischen Kursen kommt es jedoch auf den Kontext an: Auch eine stark technisch ausgerichtete Tätigkeit kann als künstlerisch eingestuft werden, sofern sie in einem entsprechenden künstlerischen Berufsfeld erfolgt. Die Einordnung ist im Zweifelsfall nicht immer eindeutig.

Die entscheidende Frage lautet: Prägt die künstlerische oder publizistische Leistung den Auftrag insgesamt? Wenn ja, gehört das gesamte Honorar zur Bemessungsgrundlage, einschließlich etwaiger Nebenleistungen wie Materialkosten oder Reisekostenpauschalen, die auf derselben Rechnung stehen. Ein getrennter Rechnungsausweis dieser Positionen ändert daran nichts.

Einzige Ausnahme: eine nachträgliche reine Vervielfältigung (etwa Druckkosten für Workshop-Unterlagen), wenn diese nach Abschluss der eigentlichen künstlerischen Leistung gesondert ausgewiesen wird. Die inhaltliche Erstellung der Workshop-Unterlagen selbst zählt, sofern sie künstlerisch oder publizistisch geprägt ist, vollständig mit, solange keine nachträgliche, gesondert ausgewiesene Vervielfältigungsleistung vorliegt.

Gemischte Honorare: Was tun, wenn Workshopleitung und Unterlagenerstellung gemeinsam abgerechnet werden?

In der Praxis stellen freie Referenten häufig eine Gesamtrechnung: Honorar für die Workshopleitung plus Erstellung der Seminarunterlagen plus eventuell Fahrtkosten. Die Frage, was davon abgabepflichtig ist, bereitet Buchhaltungen regelmäßig Kopfschmerzen.

Die Antwort ist eindeutig: Wenn die künstlerische oder publizistische Leistung den Auftrag prägt, fließt das gesamte Entgelt in die Bemessungsgrundlage ein. Bemessungsgrundlage ist dabei das Honorar ohne den gesondert ausgewiesenen Umsatzsteueranteil (§ 25 KSVG). Sie rechnen also nie mit dem Bruttobetrag.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein freier Illustrator leitet einen zweitägigen Kreativ-Workshop für Ihre Designabteilung. Er stellt 1.800 EUR für die Workshopleitung, 400 EUR für selbst erstellte Handouts und 120 EUR Fahrtpauschale in Rechnung, alles netto auf einer gemeinsamen Rechnung. Alle drei Positionen zusammen, also 2.320 EUR netto, bilden die Bemessungsgrundlage, weil der illustrative Kern die gesamte Leistung prägt.

Möchten Sie wissen, welcher Abgabesatz auf diese Summe anzuwenden ist, hilft der Künstlersozialabgabe-Rechner von KSKlar weiter.

Was gilt für wiederkehrende Seminarreihen?

Wenn Sie regelmäßig dieselbe Referentin für ein Seminarformat buchen, ändert die Regelmäßigkeit nichts am Prüfschema: Jede Zahlung wird separat der Jahresbemessungsgrundlage zugerechnet. Entscheidend ist der kumulierte Jahresbetrag für die Entgeltmeldung, die Sie bis zum 31. März für das Vorjahr einreichen.

Relevant wird das vor allem für Eigenwerber: Wer eine freie Fotografin zweimal im Jahr für interne Kommunikationsworkshops bucht, ist abgabepflichtig, sobald der kumulierte Jahresbetrag die Bagatellgrenze von 1.000 EUR (2026) überschreitet. Bei Überschreiten der Bagatellgrenze wird die gesamte Jahressumme der Entgelte zur Bemessungsgrundlage, nicht nur der die Grenze übersteigende Teil.

Für Unternehmen, die als typische Verwerter nach § 24 Abs. 1 Satz 1 KSVG eingestuft sind, spielt die Bagatellgrenzendiskussion keine Rolle: Dort gilt keine Bagatellgrenze, und jeder Euro zählt zur Bemessungsgrundlage.

Behalten Sie die Meldetermine im Blick. Die KSK-Entgeltmeldung: Anleitung und Vorlage erklärt, welche Angaben die Künstlersozialkasse erwartet.

Wie hoch ist die Abgabe, und wann muss sie gemeldet werden?

Der Abgabesatz beträgt 2025 noch 5,0 %, ab 2026 sinkt er auf 4,9 % (BGBl. I 2025 Nr. 220). Sie melden die kumulierte Bemessungsgrundlage des Vorjahres bis zum 31. März an die Künstlersozialkasse. Die monatliche Vorauszahlung ist ein Zwölftel der gemeldeten Vorjahrsbasis multipliziert mit dem aktuell gültigen Abgabesatz und wird von der Künstlersozialkasse mitgeteilt (§ 27 KSVG). Sie wird nicht aus den laufenden Honoraren des jeweiligen Monats berechnet.

Eine Übersicht aller relevanten Fristen finden Sie in der Fristenübersicht zur Künstlersozialabgabe.

Praktische Checkliste: Greift die KSA bei Ihrem Workshop-Honorar?

Prüfen Sie der Reihe nach:

Empfänger: Natürliche Person oder GbR? Wenn ja, weiter zu Punkt 2. GmbH, UG, AG, OHG, KG: keine Abgabe.
Selbstständigkeit: Handelt die Person auf eigene Rechnung (kein Arbeitsverhältnis)? Wenn ja, weiter.
Inhalt: Ist der Workshop in seinem Kern künstlerisch oder publizistisch geprägt? Wenn ja, weiter.
Verwertertyp: Sind Sie ein typischer Verwerter nach § 24 Abs. 1 Satz 1 KSVG (Verlag, Kultureinrichtung, Werbeagentur für Dritte usw.)? Dann gilt keine Bagatellgrenze. Sind Sie Eigenwerber oder Generalklausel-Fall nach § 24 Abs. 2 KSVG? Dann sind alle Entgelte des Jahres abgabepflichtig, sobald die Bagatellgrenze überschritten wird (2026: 1.000 EUR im Kalenderjahr), und zwar die gesamte Jahressumme, nicht nur der übersteigende Teil.
Bemessungsgrundlage: Honorar ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer, inklusive aller Nebenleistungen auf derselben Rechnung, sofern die künstlerische Leistung prägend ist.

Unsicher, welcher Verwertertyp auf Ihr Unternehmen zutrifft? Der kostenlose Pflicht-Check von KSKlar hilft Ihnen, Ihre Situation einzuordnen.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Honorar für einen Kreativworkshop immer künstlersozialabgabepflichtig?

Nicht automatisch. Entscheidend ist, ob die gebuchte Leistung in ihrem Kern künstlerisch oder publizistisch geprägt ist und ob der Empfänger eine natürliche Person oder eine GbR ist. Ist das der Fall und übersteigt der Jahresbetrag die für Ihren Verwertertyp geltende Schwelle, entsteht Abgabepflicht. Rein handwerkliche oder kaufmännische Schulungen ohne künstlerischen Charakter sind in der Regel nicht abgabepflichtig, wobei die Einordnung im Einzelfall vom Kontext abhängt.

Müssen Nebenleistungen wie Fahrtkosten und Material bei Workshop-Rechnungen mitgemeldet werden?

Ja, wenn die künstlerische Leistung den Auftrag insgesamt prägt. In diesem Fall gehört das gesamte Nettoentgelt einer gemeinsamen Rechnung zur Bemessungsgrundlage, also auch Fahrtpauschalen und Materialkostenpositionen. Ein getrennter Ausweis auf der Rechnung ändert daran nichts. Einzige Ausnahme: nachträglich gesondert in Rechnung gestellte reine Vervielfältigungsleistungen (z. B. Druckkosten) nach Abschluss der künstlerischen Arbeit.

Ab wann ist ein Unternehmen, das gelegentlich Workshops bucht, abgabepflichtig?

Das hängt von Ihrer Einordnung nach § 24 KSVG ab. Typische Verwerter nach § 24 Abs. 1 Satz 1 KSVG zahlen ohne Bagatellgrenze, also ab dem ersten Euro. Unternehmen, die nicht primär als Verwerter auftreten und Workshops im Rahmen eigener Öffentlichkeitsarbeit buchen (Eigenwerber nach § 24 Abs. 2 KSVG), sind erst abgabepflichtig, wenn der kumulierte Jahresbetrag die Bagatellgrenze überschreitet. Bei Überschreiten der Bagatellgrenze (2026: 1.000 EUR) wird die gesamte Jahressumme abgabepflichtig, nicht nur der darüber hinausgehende Betrag.

Was passiert, wenn ich Workshop-Honorare bisher nicht gemeldet habe?

Die Künstlersozialkasse kann Entgelte rückwirkend bis zu vier Jahre nachfordern (§ 25 Abs. 1 SGB IV). Bei vorsätzlicher Vorenthaltung verlängert sich dieser Zeitraum erheblich. Stellen Sie Fehler fest, empfiehlt sich eine freiwillige Berichtigung vor einer etwaigen Prüfung.

Ist die GbR einer freien Seminar-Referentin abgabepflichtig zu behandeln?

Ja. Zahlungen an eine GbR sind abgabepflichtig, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Die GbR ist insoweit der natürlichen Person gleichgestellt. Anders verhält es sich bei einer GmbH, UG, AG, OHG oder KG: Hier entsteht keine Abgabepflicht.

Gilt die Abgabepflicht auch für Online-Workshops und Webinare?

Ja. Das Format der Vermittlung, ob vor Ort oder digital, ist für die Abgabepflicht unerheblich. Maßgeblich bleibt der inhaltliche Charakter der Leistung und die rechtliche Stellung des Empfängers. Ein künstlerisch geprägtes Webinar durch eine selbstständige Designerin ist genauso abgabepflichtig wie ein Präsenz-Workshop.

Wie buche ich die Künstlersozialabgabe für Workshop-Honorare in der Buchhaltung?

Die Abgabe wird auf einem Aufwandskonto erfasst und gleichzeitig auf einem Verbindlichkeitskonto bis zur Zahlung gestellt. Konkrete Kontonummern hängen vom verwendeten Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) ab und sollten Sie beim Steuerberater erfragen. Kontonummern nennt KSKlar grundsätzlich nicht.