Betriebsprüfung DRV: Wie wird die KSK geprüft?

Kurz und klar

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) prüft die Künstlersozialabgabe im Rahmen der regulären Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV. Prüfer sichten dabei alle Zahlungen an selbständige Künstler und Publizisten und gleichen sie mit der gemeldeten Bemessungsgrundlage ab. Fehlende oder falsch berechnete Abgaben werden rückwirkend nachgefordert. Die Verjährungsfrist beträgt nach § 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV allgemein vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit; bei vorsätzlicher Vorenthaltung sind es 30 Jahre.

Wer führt die KSK-Betriebsprüfung durch und auf welcher Rechtsgrundlage?

Zuständig ist die Deutsche Rentenversicherung. Bei Arbeitgebern prüft die DRV nach § 28p SGB IV. Die Künstlersozialkasse führt selbst Prüfungen durch: bei Unternehmen ohne Beschäftigte, bei Ausgleichsvereinigungen und in Schwerpunktprüfungen nach § 35 KSVG. In der Praxis ist es meistens der DRV-Prüfer, der bei der turnusmäßigen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfung auch die KSK-Unterlagen anfordert.

Für Verwerter bedeutet das: Die KSK-Abgabe ist kein isoliertes Spezialthema, sondern in aller Regel Bestandteil jeder regulären Betriebsprüfung. Der Vier-Jahres-Turnus gilt nicht zwingend für jede Unternehmensgröße gleichmäßig, gibt aber den üblichen Rahmen vor. Wer davon ausgegangen ist, nur bei einem gesonderten KSK-Verfahren geprüft zu werden, unterschätzt die Häufigkeit der Kontrolle.

Was prüfen die Prüfer konkret?

Prüfer fordern in der Regel folgende Unterlagen an:

Alle Verträge und Rechnungen mit selbständigen Dienstleistern (Texter, Fotografen, Grafiker, Musiker, Lektoren u. a.)
Kontoumsätze und Buchungsnachweise für Honorarzahlungen
Die Meldungen zur Künstlersozialabgabe der geprüften Jahre (Entgeltmeldungen bis 31. März des Folgejahres)
Vorauszahlungsbelege (jeweils zum 10. des Folgemonats fällig)
Interne Einordnungen, warum bestimmte Leistungen nicht als abgabepflichtig gewertet wurden

Der Abgleich erfolgt buchungskreisübergreifend: Prüfer schauen nicht nur auf ein einziges Konto, sondern auf alle relevanten Aufwandspositionen, zum Beispiel Werbekosten, Honorare, Projektzahlungen. Fehlt ein Dienstleister in der Bemessungsgrundlage, entsteht sofort eine Differenz.

Die Bemessungsgrundlage ist das gesamte Entgelt ohne Umsatzsteuer (§ 25 KSVG). Ein häufiger Fehler: Unternehmen melden das Brutto-Honorar inklusive Umsatzsteuer oder ziehen einzelne Positionen pauschal heraus, obwohl das Gesamtentgelt abgabepflichtig ist.

Welche Fehler führen am häufigsten zu Nachforderungen?

In der Praxis entstehen Nachforderungen aus drei typischen Konstellationen:

1. Fehlende Erfassung einzelner Dienstleister Unternehmen melden Texter und Grafiker, vergessen aber Fotografen, Musiker oder freie Lektoren. Prüfer erkennen diese Lücken anhand der Buchungskonten. Einen Überblick, welche Berufsbilder abgabepflichtig sind, bietet die KSK-Berufsübersicht | abgabepflichtige Berufsbilder.

2. Falsche Einordnung nach Rechtsform Über die Abgabepflicht entscheidet die Rechtsform des Rechnungsstellers. Nicht abgabepflichtig sind Zahlungen an Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sowie an OHG und KG, sofern diese im eigenen Namen handeln. Abgabepflichtig sind hingegen Honorare an natürliche Personen und an die GbR, sofern eine künstlerische oder publizistische Leistung erbracht wird. Die Prüfer verlangen dazu Nachweise. Einen strukturierten Überblick bietet KSK nach Gesellschaftsform: Übersicht.

3. Fehler bei der Bemessungsgrundlage Prägt die künstlerische oder publizistische Leistung den Auftrag, gehört das gesamte Entgelt zur Bemessungsgrundlage, auch wenn Materialkosten, Bildrechte oder nicht künstlerische Nebenleistungen in der Rechnung separat ausgewiesen sind. Weder ein getrennter Rechnungsausweis noch getrennt erteilte Aufträge ändern daran etwas. Nach § 25 Abs. 2 KSVG bleiben neben der gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer nur zwei Positionen ausgenommen: Entgelte für urheberrechtliche Nutzungsrechte und verwandte Rechte, die an Verwertungsgesellschaften gezahlt werden, sowie steuerfreie Aufwandsentschädigungen einschließlich der steuerfreien Einnahmen aus Übungsleiter- und Ehrenamtstätigkeit. Die Künstlersozialversicherungs-Entgeltverordnung nimmt zwei weitere Positionen aus: nachgewiesene Reisekosten des selbständigen Künstlers oder Publizisten, die der Verwerter übernimmt, soweit sie die steuerlichen Grenzen nicht übersteigen, sowie übliche Aufwendungen für dessen Bewirtung. Reisekosten gehören also gerade nicht in die Bemessungsgrundlage, weiterberechnete Reisekosten Dritter dagegen schon. Ausgenommen bleibt außerdem die nachträgliche reine Vervielfältigung (zum Beispiel Druckkosten im engeren Sinne), die nach Abschluss der künstlerischen Leistung gesondert ausgewiesen wird. Druckvorstufe und Erstdruck zählen hingegen weiterhin voll mit.

Wie weit reicht der Prüfungszeitraum zurück?

Die reguläre Verjährungsfrist für Sozialversicherungsbeiträge beträgt nach § 25 Abs. 1 SGB IV vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Forderung fällig geworden ist. Stellt der Prüfer vorsätzliche Vorenthaltung fest, verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. Faktisch können so bis zu fünf Kalenderjahre rückwirkend geprüft werden, da das laufende Jahr und die zurückliegenden vier Jahresperioden in den Blick genommen werden.

Für die KSK-Abgabe gilt dasselbe Prinzip: Wer über mehrere Jahre hinweg keine Meldung abgegeben und keine Vorauszahlungen geleistet hat, riskiert eine Nachforderung für den gesamten Zeitraum von vier Jahren. Bei nachgewiesener Absicht kann sich die Frist auf 30 Jahre ausdehnen, was für viele Unternehmen existenzielle Beträge bedeuten würde.

Wer unsicher ist, ob in der Vergangenheit korrekt gemeldet wurde, sollte den KSK-Prüfungs-Check | Selbsttest zur Prüfungsbereitschaft nutzen, bevor der Prüfer klingelt.

Wie bereitet man sich auf eine DRV-Betriebsprüfung vor?

Eine sorgfältige Vorbereitung reduziert das Risiko von Überraschungen. Konkret empfehlen sich folgende Schritte:

Bestandsaufnahme aller Dienstleister: Welche selbständigen natürlichen Personen und GbRs haben in den letzten vier Jahren Honorare erhalten? Zählen Sie auch kurzfristige Aufträge mit kleinen Beträgen.
Abgleich mit den Entgeltmeldungen: Stimmt die Summe der gemeldeten Bemessungsgrundlage mit den tatsächlich gebuchten Honoraren überein?
Dokumentation der Nicht-Abgabepflicht: Für jede Zahlung, die Sie nicht gemeldet haben, sollten Sie schriftlich festhalten, warum (zum Beispiel Rechnung einer GmbH, rein technische Leistung ohne künstlerischen Charakter).
Vollständige Unterlagen bereitstellen: Prüfer erwarten Verträge, Rechnungen und Zahlungsnachweise geordnet und vollständig.

Eine strukturierte Unterlage-Checkliste für den Prüfungsfall finden Sie unter Wenn die KSK prüft: Checkliste für Ihre Unterlagen.

Was passiert nach der Prüfung?

Stellt der Prüfer Differenzen fest, ergeht zunächst ein Prüfbescheid mit der Nachforderung. Dagegen können Verwerter innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen. Der Bescheid enthält die Berechnungsgrundlage und die geprüften Zeiträume.

Wichtig: Auf Nachforderungen fällt nach § 24 SGB IV ein Säumniszuschlag von 1 Prozent je angefangenem Monat der Säumnis an, gerechnet ab dem Zeitpunkt der ursprünglichen Fälligkeit, nicht erst ab Bescheid. Nach § 24 Abs. 2 SGB IV entfällt der Säumniszuschlag bei einer Nachforderung durch Bescheid jedoch, soweit der Zahlungspflichtige glaubhaft macht, dass er die Nichtabführung unverschuldet nicht kannte.

Ergibt die Prüfung, dass alles korrekt war, ergeht kein gesondertes Schreiben. In diesem Fall gilt: keine Nachricht ist die beste Nachricht. Wer seinen Prozess von Anfang an sauber aufgesetzt hat, erlebt die Betriebsprüfung als Routine, nicht als Krise.

Sollten Sie eine Nachzahlung erhalten haben oder mit einer rechnen, lesen Sie weiter unter KSK-Nachzahlung: Was tun bei einer Nachforderung?.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft findet eine Betriebsprüfung durch die DRV statt?

Die DRV prüft Arbeitgeber und Verwerter in der Regel alle vier Jahre, wobei der genaue Turnus je nach Unternehmensgröße variieren kann. Bei konkreten Hinweisen auf Meldeausfälle kann die Prüfung auch außerplanmäßig erfolgen, entweder durch die DRV oder durch eine Prüfung, die die Künstlersozialkasse selbst nach § 35 KSVG durchführt.

Muss ich als kleines Unternehmen mit einer KSK-Prüfung rechnen?

Ja. Die Betriebsprüfung durch die DRV gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch Kleinunternehmen, Agenturen mit wenigen Mitarbeitern oder Verlage mit geringem Honorarvolumen werden turnusmäßig geprüft. Die Abgabepflicht besteht unabhängig vom Umsatz oder der Mitarbeiterzahl.

Welche Unterlagen muss ich für die KSK-Prüfung bereithalten?

Prüfer fordern in der Regel alle Verträge und Rechnungen mit selbständigen Künstlern und Publizisten, Kontoauszüge und Buchungsbelege für Honorarzahlungen sowie die Entgeltmeldungen und Vorauszahlungsnachweise der geprüften Kalenderjahre. Fehlen Unterlagen, schätzt der Prüfer die Bemessungsgrundlage.

Was passiert, wenn ich vergessen habe, bestimmte Honorare zu melden?

Fehlende Meldungen führen zu einer Nachforderung der Abgabe zuzüglich eines Säumniszuschlags nach § 24 SGB IV von 1 Prozent je angefangenem Monat der Säumnis. Die Verjährungsfrist beträgt vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit. Stellt der Prüfer Vorsatz fest, kann die Frist auf 30 Jahre ausgeweitet werden. Wer die Melde- und Aufzeichnungspflichten verletzt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach § 36 KSVG. Ob und wie sie verfolgt wird, liegt im pflichtgemäßen Ermessen der Behörde; eine von sich aus vorgenommene Nachmeldung kann dabei zu Ihren Gunsten wirken. Eine strafbefreiende Selbstanzeige wie im Steuerrecht kennt das KSVG nicht.

Sind Zahlungen an eine GmbH, UG oder OHG abgabepflichtig?

Nein. Die Künstlersozialabgabe fällt nur für Honorare an natürliche Personen und an die GbR an, die eine künstlerische oder publizistische Leistung erbringen. Rechnungen einer GmbH, UG, AG, OHG oder KG sind nicht abgabepflichtig. Prüfer verlangen dafür Nachweise, dass tatsächlich die Gesellschaft und nicht eine dahinterstehende natürliche Person direkt beauftragt wurde.

Welcher Abgabesatz gilt für die Nachberechnung in einer Prüfung?

Der Prüfer wendet den Abgabesatz des jeweiligen Kalenderjahres an. Für 2018 bis 2022 galt 4,2 %, für 2023 bis 2025 gilt 5,0 % und für 2026 gilt 4,9 % (BGBl. I 2025 Nr. 220). Nachforderungen für frühere Jahre werden mit dem damals geltenden Satz berechnet.

Kann ich gegen den Prüfbescheid Widerspruch einlegen?

Ja. Nach Erhalt des Prüfbescheids haben Sie einen Monat Zeit, schriftlich Widerspruch einzulegen. Im Widerspruch sollten Sie die Berechnungsgrundlage des Prüfers konkret anfechten und eigene Belege beifügen. Bleibt der Widerspruch erfolglos, steht der Klageweg vor dem Sozialgericht offen.