Verlag und KSK: Meldung, Belege, Honorarabgleich

Ein Verlag ist für die KSK ein typischer Verwerter: Buch-, Presse- und sonstige Verlage stehen an erster Stelle der Unternehmen, die § 24 Abs. 1 KSVG zur Künstlersozialabgabe verpflichtet. Eine Geringfügigkeitsgrenze gibt es für sie nicht. Die Arbeit steckt deshalb weniger in der Frage, ob gemeldet wird, als darin, was in die Meldung gehört und wie sich die gemeldete Zahl später belegen lässt. Dieser Beitrag geht Jahresmeldung, Abgrenzung der Honorare, Aufzeichnungen und Vorauszahlung der Reihe nach durch und endet mit einem Abgleich gegen die Buchhaltung.

Eine Gesamtsumme melden (§ 27 Abs. 1 KSVG)

Nach Ablauf des Kalenderjahres, spätestens bis zum 31. März des Folgejahres, meldet der Verlag der Künstlersozialkasse „die Summe der sich nach § 25 ergebenden Beträge" (§ 27 Abs. 1 KSVG). Für die Meldung ist ein Vordruck der KSK zu verwenden. Der aktuelle Meldebogen hat dafür genau ein Betragsfeld: die Summe der abgabepflichtigen Entgelte des Jahres, ohne Cent-Beträge. Eine Aufteilung nach Autorinnen, Titeln oder Kunstsparten fragt er nicht ab.

Drei Hinweise stehen auf dem Meldebogen selbst:

• Gemeldet wird die Summe der Entgelte, nicht die Abgabe. Die Abgabe berechnet die KSK mit dem Satz des jeweiligen Jahres, für 2026 sind das 4,9 %. Für 2027 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales 5,0 Prozent festgesetzt (Künstlersozialabgabe-Verordnung 2027, BGBl. 2026 I Nr. 262, verkündet am 15.09.2026).
• Die in den Rechnungen gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer wird nicht mitgemeldet.
• Rechnungen, Listen oder Verträge werden nur eingereicht, wenn die KSK sie anfordert. Gab es keine abgabepflichtigen Entgelte, ist eine Nullmeldung abzugeben.

Wo Ihr Verlag bei diesen Punkten steht, zeigt der Kurzcheck für Verlage in wenigen Minuten. Wie das Formular Schritt für Schritt ausgefüllt wird, beschreibt der Beitrag zur KSK-Entgeltmeldung.

Was als Entgelt zählt (§ 25 Abs. 2 KSVG)

Entgelt ist „alles, was der zur Abgabe Verpflichtete aufwendet, um das Werk oder die Leistung zu erhalten oder zu nutzen", abzüglich der in einer Rechnung oder Gutschrift gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer (§ 25 Abs. 2 Satz 1 KSVG). In die Bemessungsgrundlage fließen die Entgelte, die der Verlag im Laufe des Kalenderjahres an selbstständige Künstler und Publizisten zahlt, auch wenn diese selbst nicht über die KSK versichert sind (§ 25 Abs. 1 KSVG).

Die Checkliste Verlage der Künstlersozialkasse konkretisiert das für das Verlagsgeschäft:

• Honorarformen: Honorare, Pauschalhonorare, Tantiemen, Lizenzen, Urheberrechtsvergütungen, Wiederholungshonorare und Buy-outs gehören dazu, ebenso Sachleistungen als geldwerter Vorteil.
• Ausfallhonorare: Sie zählen, wenn eine Leistung erbracht, aber nicht genutzt wurde.
• Wer bezahlt wird: Auch nebenberuflich Tätige wie Schüler, Rentner oder Beamte zählen, ebenso Personen im Ausland, wenn eine Nutzung des Werks im Inland nicht ausgeschlossen ist.
• Nebenkosten: Zum Entgelt gehören grundsätzlich auch Auslagen und Nebenkosten, die dem Künstler oder Publizisten vergütet werden, etwa für Material, Transport oder Telefon.

Nicht in die Summe gehören:

• Zahlungen an Verwertungsgesellschaften wie die VG Wort (§ 25 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 KSVG),
• steuerfreie Aufwandsentschädigungen und die in § 3 Nr. 26 und 26a EStG genannten steuerfreien Einnahmen (§ 25 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 KSVG),
• nachgewiesene Reisekosten bis zu den Grenzen des § 3 Nr. 16 EStG und übliche Bewirtung (§ 1 KSVEntgV),
• Druckkosten für die nachträgliche Vervielfältigung, aber nur unter drei Bedingungen: Sie sind gesondert ausgewiesen, sie fallen erst nach Abschluss der künstlerischen Leistung an, und sie sind für den Erhalt oder die Nutzung des Werks nicht erforderlich. Kosten der Druckvorstufe gehören nach der Informationsschrift Nr. 25 der KSK dagegen dazu, ebenso der Erstdruck einzelner Plakate.

Zwei Grenzfälle führt die KSK eigens auf. Stipendien zählen nur, wenn eine Gegenleistung geschuldet ist. Bei Zahlungen an Erben sind ihre Checklisten nicht einheitlich: Die Checkliste Verlage verneint die Abgabepflicht, andere Checklisten bejahen sie, wenn die zugrunde liegende Forderung noch zu Lebzeiten entstanden ist. Solche Zahlungen klären Sie am besten vorab schriftlich mit der KSK.

Wer nicht zählt: Zahlungen an OHG, KG, GmbH, UG und AG

Ob eine Zahlung in die Summe gehört, hängt auch davon ab, wer die Rechnung stellt. Die Checklisten der KSK ordnen die Rechtsformen so ein:

Für OHG und KG verweist die KSK auf zwei Urteile des Bundessozialgerichts (12.08.2010, B 3 KS 2/09 R, und 16.07.2014, B 3 KS 3/13 R). Für den Verlagsalltag heißt das: Die freie Übersetzerin zählt, das Übersetzungsbüro in der Rechtsform einer GmbH nicht.

Schließt eine Literaturagentur den Vertrag im Namen der Autorin ab, kommt er nach der Informationsschrift Nr. 27 der KSK unmittelbar zwischen Autorin und Verlag zustande. Die Abgabe zahlt dann der Verlag, nicht die Agentur. Entscheidend ist, was im Vertrag steht; die Formel „im Auftrag" zeigt nach der KSK nicht ohne Weiteres eine Vertretung an.

Sonderfälle: Lektorat, Übersetzung, Herausgeber, Lesungen

Vier Konstellationen behandelt die Checkliste Verlage ausdrücklich, jeweils mit Verweis auf die Rechtsprechung des Bundessozialgerichts:

• Lektorat: Ein Lektor, der stilistisch und inhaltlich Einfluss auf das Werk nimmt, ist erfasst. Ein reines Korrektorat, das nur Rechtschreibung und Zeichensetzung prüft, führt nicht zur Abgabepflicht. Die Bezeichnung auf der Rechnung entscheidet nicht. Mehr dazu im Beitrag Lektorat und Künstlersozialabgabe.
• Übersetzung: Übersetzungen literarischer, wissenschaftlicher und journalistischer Texte sowie von Werbetexten und Broschüren sind grundsätzlich erfasst. Ausgenommen sind einfache Wiedergaben von Tatsachen, Nachrichten oder Anleitungen, die ohne Qualitätsverlust auch ein Übersetzungsprogramm leisten könnte, und Texte, die nicht zur Veröffentlichung bestimmt sind.
• Herausgeber: Auch ohne eigene Texte ist eine Abgabepflicht möglich, wenn der Herausgeber gestaltenden Einfluss auf das Werk nimmt, etwa durch Teilnahme an Redaktionssitzungen.
• Lesungen: Honorare für Lesungen zählen, gleich ob die Autorin selbst oder eine dritte Person liest. Für Veranstaltungen gilt allgemein: öffentliche Veranstaltungen sind erfasst, eine interne Betriebsfeier nur für Mitarbeitende nicht.

Auch die Eigenwerbung des Verlags, also Flyer, Kataloge oder die Gestaltung der Website, rechnet die KSK in ihrer Checkliste Verlage mit ein und hält fest, dass die Geringfügigkeitsgrenze hier nicht gilt. Sie stützt das auf das Urteil des Bundessozialgerichts vom 31.08.2000 (B 3 KR 27/99 R). Ausdrücklich geregelt ist es im Gesetz nicht: Dort ist die Grenze eine Voraussetzung der Abgabepflicht nach § 24 Abs. 2 Satz 1 KSVG, also für Unternehmen, die nur wegen ihrer Eigenwerbung oder nach der Generalklausel abgabepflichtig sind, während der Verlag schon nach § 24 Abs. 1 KSVG abgabepflichtig ist. Wer Eigenwerbung unterhalb der Grenze herausrechnen will, klärt das vorher schriftlich mit der KSK.

Aufzeichnungen und Aufbewahrung (§ 28 KSVG)

Wer zur Abgabe verpflichtet ist, führt fortlaufende Aufzeichnungen über die Entgelte. Aus ihnen muss nachprüfbar sein, wie die Meldung zustande kam und wie sie mit den Belegen zusammenhängt. Auf Anforderung der KSK oder der Rentenversicherung müssen sich die abgabepflichtigen Entgelte listenmäßig zusammenführen lassen (§ 28 KSVG).

Die Informationsschrift Nr. 17 der KSK beschreibt, was das praktisch bedeutet:

• jedes Entgelt fortlaufend nach dem Tag der Zahlung erfassen, mit dem Namen des Künstlers oder Publizisten,
• zu jeder Zeile einen Verweis auf den Beleg führen, etwa die Nummer der Rechnung, Gutschrift oder Honorarabrechnung,
• mehrere Zahlungen für dasselbe Werk, etwa Vorschuss und spätere Tantiemen, zusammenführen können.

Die Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem die Entgelte fällig geworden sind. Für ein im Jahr 2026 fälliges Honorar läuft die Frist also vom 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2031. Werden die Aufzeichnungen mit Software geführt, muss das Programm ordnungsgemäß dokumentiert sein. Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus anderen Vorschriften und können länger sein.

Vorauszahlung (§ 27 Abs. 2 und 3 KSVG)

Neben der Jahresmeldung leistet der Verlag monatliche Vorauszahlungen, jeweils innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Monats (§ 27 Abs. 2 KSVG). Ihre Höhe richtet sich nach dem Abgabesatz des laufenden Jahres und einem Zwölftel der Bemessungsgrundlage des Vorjahres (§ 27 Abs. 3 Satz 1 KSVG).

Rechenbeispiel: Hat ein Verlag im Vorjahr 120.000 EUR abgabepflichtige Entgelte gemeldet, beträgt die monatliche Vorauszahlung 10.000 EUR × 4,9 % = 490,00 EUR.

Für die Zeit zwischen Jahresende und dem 1. März gilt der Betrag weiter, der für den Dezember zu zahlen war (§ 27 Abs. 3 Satz 2 KSVG). Erst danach rechnet die Vorauszahlung mit dem Satz des neuen Jahres, für 2027 also mit 5,0 Prozent (BGBl. 2026 I Nr. 262). Liegt die monatliche Vorauszahlung bei höchstens 40 Euro, entfällt sie (§ 27 Abs. 3 Satz 3 KSVG). Erwartet der Verlag ein deutlich niedrigeres Honorarvolumen, kann die KSK die Vorauszahlung auf Antrag herabsetzen, wenn das glaubhaft gemacht wird (§ 27 Abs. 5 KSVG). Einzelheiten zur Berechnung stehen im Beitrag KSK-Vorauszahlung 2026.

Meldung gegen Buchhaltung abgleichen

Bevor die Summe in den Meldebogen geht, lohnt ein Abgleich mit der Buchhaltung. Er ist zugleich die beste Vorbereitung auf eine spätere Prüfung, denn § 28 KSVG verlangt, dass sich das Zustandekommen der Meldung nachprüfen lässt.

1. Zahlungen des Jahres ziehen: Alle Zahlungen von den Honorar- und Lizenzkonten sowie die Autorenabrechnungen per Gutschrift, gefiltert nach dem Zahlungsdatum im Kalenderjahr.
2. Rechtsform je Empfänger markieren: Zahlungen an OHG, KG, GmbH & Co. KG, GmbH, UG, AG und eingetragene Vereine streichen, sofern diese im eigenen Namen handeln.
3. Netto ansetzen: Nur die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer abziehen.
4. Ausnahmen herausnehmen: Zahlungen an Verwertungsgesellschaften, nachgewiesene Reisekosten, übliche Bewirtung und Druckkosten der nachträglichen Vervielfältigung unter den oben genannten Bedingungen. Vergütete Nebenkosten bleiben in der Summe.
5. Sonderfälle prüfen: Lektorat oder Korrektorat, Übersetzungen, Herausgeberverträge, Lesungen, Zahlungen an Erben.
6. Summe bilden und dokumentieren: Die Liste mit Belegnummern ablegen. Sie ist die Aufzeichnung nach § 28 KSVG und erklärt die Zahl im Meldebogen.
7. Mit den Vorauszahlungen vergleichen: Weicht die neue Summe stark nach unten ab, kommt ein Antrag auf Herabsetzung für das laufende Jahr in Betracht.

Meldet der Verlag trotz Aufforderung nicht, verspätet, falsch oder unvollständig, nehmen die KSK oder die Rentenversicherung eine Schätzung vor (§ 27 Abs. 1 Satz 3 KSVG). Das gilt auch, wenn sich die Beträge bei einer Prüfung wegen mangelhafter Aufzeichnungen nicht ermitteln lassen (§ 27 Abs. 1 Satz 4 KSVG). Was Prüferinnen und Prüfer typischerweise sehen wollen, fasst die Checkliste zur KSK-Prüfung zusammen.

Ihr nächster Schritt

Die Kurzchecks für weitere Branchen finden Sie unter KSK-Checks im Überblick. Einen Überblick über die Künstlersozialabgabe im Verlagswesen gibt die Seite KSK für Verlage.

Quellen und Stand

• § 24 KSVG, § 25 KSVG, § 27 KSVG, § 28 KSVG
• § 1 KSVEntgV
• Verordnung zur Künstlersozialabgabe 2027 vom 10.09.2026, BGBl. 2026 I Nr. 262 (Abgabesatz 2027)
• Künstlersozialkasse, Checkliste Verlage (Stand 02.2025)
• Künstlersozialkasse, Meldebogen 2025 (Stand 11.2025)
• Künstlersozialkasse, Informationsschrift Nr. 17, Aufzeichnungspflichten, Nr. 25 und Nr. 27, Vermittlung und Vertretung

Stand: 09.10.2026. Alle Quellen an diesem Tag abgerufen.